Was sich rechnet, und ab wann

Je Ablauf wird der Wochenaufwand mit dem Anteil multipliziert, der sich erfahrungsgemäß automatisieren lässt, und mit einem Faktor, der Ihren Stand der Digitalisierung berücksichtigt. Das Ergebnis mal Stundensatz mal 46 Arbeitswochen ergibt die Jahressumme. Es ist eine Überschlagsrechnung, keine Kalkulation.

Urlaub, Feiertage und Krankheit sind abgezogen. 46 Wochen ist der Wert, mit dem in der Praxis gerechnet wird, wenn es um tatsächlich geleistete Arbeitszeit geht. Wer mit 52 rechnet, kommt auf 13 Prozent zu hohe Zahlen.

Sie ist unser Ziel, keine Grenze. Ein Vorhaben, das sich innerhalb von zwölf Monaten aus eingesparten Kosten selbst trägt, schlagen wir ohne Vorbehalt vor. Das ist der Maßstab, an dem wir uns messen lassen.

Darüber wird es eine Frage des Charakters. Wenn ein Vorhaben mehr ist als eine Einsparung, wenn es Abläufe dauerhaft digitalisiert und die Grundlage für die nächsten Schritte legt, kann sich auch ein längerer Weg rechnen: Was dabei entsteht, trägt über die Amortisation hinaus. Geht es dagegen nur um die Einsparung, schneiden wir jenseits der zwölf Monate lieber kleiner zu.

Jenseits von etwa zwei Jahren raten wir in aller Regel zum Zuschnitt in Schritte. Nicht weil sich das nicht rechnen könnte, sondern weil sich über einen so langen Zeitraum die Annahmen nicht halten: Preise, Abläufe und Anforderungen ändern sich, und eine Rechnung über 36 Monate ist am Ende eine Vermutung.

Sie sind Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten und als Obergrenze zu lesen, nicht als Zusage. Wie viel davon bei Ihnen tatsächlich erreichbar ist, hängt an der Datenlage, an Ausnahmen und daran, wie einheitlich ein Ablauf heute gehandhabt wird.

Nein. Die Rechnung läuft vollständig in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen und nichts abgelegt. Beim Neuladen der Seite ist alles wieder auf Anfang.

Das hängt am Zuschnitt. Die 10.000 € in Schritt vier sind eine übliche Größenordnung für ein erstes, klar abgegrenztes Vorhaben, etwa die Erkennung von Eingangsbelegen. Umfassende Vorhaben liegen darüber, ein abgegrenzter Automatisierungsschritt oft darunter. Verschieben Sie den Regler auf den Betrag, über den Sie nachdenken.

In drei Schritten. Erstens: Wie viele Stunden je Woche kostet der Ablauf heute im ganzen Betrieb? Zweitens: Welcher Anteil davon entfällt, wenn er automatisiert läuft? Drittens: Diese Stunden mit dem Stundensatz und den tatsächlichen Arbeitswochen multiplizieren, das ergibt die Jahressumme. Die Investition durch die monatliche Einsparung geteilt ergibt die Amortisationsdauer in Monaten.

Der häufigste Fehler dabei ist, mit der eingesparten Zeit zu rechnen, ohne zu fragen, was mit ihr geschieht. Eingesparte Stunden sind nur dann Geld, wenn sie entweder für etwas Wertschöpfendes frei werden oder Mehrarbeit ersetzen, die sonst zugekauft worden wäre.

Die geregelten, nicht die schwierigen. Am höchsten liegen die automatisierbaren Anteile dort, wo die einzelne Entscheidung einfach ist und der Aufwand aus Wiederholung besteht: Fristenüberwachung, Sendungsverfolgung, Terminplanung, Belegerfassung, Produktbeschreibungen. In den Tabellen oben liegen diese Abläufe bei 70 bis 80 Prozent.

Deutlich niedriger liegen Tätigkeiten, bei denen jemand fachlich einsteht: Schriftsätze, Arztbriefe, Jahresabschlüsse. Dort trägt ein Modell den Entwurf, nicht die Verantwortung, und der Zeitgewinn ist entsprechend kleiner.

Bei den Werten dieses Rechners und einer Investition von 10.000 € liegen elf der zwölf Branchen unter zwölf Monaten, die meisten zwischen drei und neun. Das ist kein allgemeiner Erfahrungswert, sondern das Ergebnis dieser Annahmen: ein abgegrenztes Vorhaben, ein Ablauf mit hohem Wiederholungsanteil, ein Betrieb mit mittlerem Digitalisierungsgrad.

Was die Dauer in der Praxis verlängert, ist selten die Technik. Es ist die Datenlage, die Zahl der Ausnahmen und die Frage, wie einheitlich ein Ablauf heute überhaupt gehandhabt wird.