Schatten-KI: Ihre Leute nutzen KI längst

Die Frage ist nicht, ob in Ihrem Unternehmen mit KI gearbeitet wird. Die Frage ist, ob Sie es wissen und ob es geregelt ist. Für den Begriff hat sich Schatten-KI eingebürgert, angelehnt an die Schatten-IT: Software, die ohne Kenntnis der IT im Betrieb landet.

Neu ist die Geschwindigkeit. Schatten-IT brauchte früher eine Installation und damit Rechte auf dem Rechner. Ein KI-Dienst braucht eine E-Mail-Adresse. Zwischen dem Wunsch und der ersten eingefügten Kundenliste liegen zwei Minuten.

Wie verbreitet Schatten-KI tatsächlich ist

Dazu gibt es belastbare Zahlen. Bitkom hat 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragen lassen, repräsentativ, im Sommer 2025:

Zusammengezählt: In jedem vierten Unternehmen ist bekannt, dass es vorkommt, in weiteren 17 Prozent wird es vermutet. Vier von zehn gehen also zumindest davon aus.

Die aufschlussreichste Zeile ist die letzte. Der Anteil derer, die es sicher ausschließen, ist binnen eines Jahres von 37 auf 29 Prozent gefallen. Es ist unwahrscheinlich, dass in diesen Betrieben plötzlich mehr passiert. Wahrscheinlicher ist, dass genauer hingesehen wurde.

Dem gegenüber steht: Nur 26 Prozent der Unternehmen stellen ihren Beschäftigten überhaupt einen Zugang zu generativer KI bereit, und nur 23 Prozent haben Regeln aufgestellt. Genau in dieser Lücke entsteht Schatten-KI.

Warum es passiert, und warum niemand böswillig ist

Es lohnt sich, den Reflex zu unterdrücken, darin ein Disziplinproblem zu sehen. Wer abends eine Ausschreibung zusammenfassen lässt, statt sie zwei Stunden zu lesen, hintergeht niemanden. Er löst ein Problem mit dem Werkzeug, das erreichbar ist.

Schatten-KI ist deshalb kein Personalproblem, sondern ein Versorgungsproblem. Sie entsteht dort, wo der Nutzen offensichtlich ist und der erlaubte Weg fehlt. Wo ein brauchbarer Zugang bereitsteht, verschwindet sie weitgehend von allein, weil niemand freiwillig mit einem zweiten Konto arbeitet.

Was dabei tatsächlich schiefgeht

Erstens: Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten in einen Dienst gelangen, mit dem kein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO besteht, fehlt die Grundlage. Das gilt auch dann, wenn der Zugang nichts kostet. Verantwortlich ist das Unternehmen, nicht die einzelne Person.

Zweitens: Ihre Eingaben werden Trainingsmaterial. Bei kostenlosen Zugängen ist die Verwendung der Eingaben zur Verbesserung der Modelle vielfach voreingestellt. In den Geschäftskunden-Tarifen ist sie vertraglich ausgeschlossen. Der Unterschied zwischen beiden ist kein Komfortmerkmal.

Drittens, und das ist der teuerste Punkt: Ihr Geschäftsgeheimnis hört auf, eines zu sein. Nach § 2 des Geschäftsgeheimnisgesetzes ist eine Information nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist. Wer keine Regeln aufgestellt hat und nicht verhindert, dass Kalkulationen oder Konstruktionsdaten in öffentliche Dienste wandern, riskiert, dass die gesetzliche Voraussetzung entfällt. Dann ist die Information im Streitfall nicht geschützt. Nicht als Strafe, sondern weil eine Bedingung nicht erfüllt war.

Dieser Punkt fehlt in fast allen Beiträgen zum Thema, obwohl er für ein Industrieunternehmen schwerer wiegt als jedes Bußgeld. Ein Datenschutzverstoß kostet Geld. Ein verlorener Geheimnisschutz kostet die Position gegenüber dem Wettbewerb.

Viertens: Sie wissen nicht, was drinsteht. Wenn ein Angebot, ein Gutachten oder ein Vertragsentwurf zu Teilen aus einem Modell stammt und niemand weiß, welche, ist weder die fachliche Prüfung noch die Kennzeichnung möglich, die der EU AI Act in bestimmten Fällen verlangt.

Warum ein Verbot die Lage verschlechtert

Der verbreitetste Rat zum Thema lautet: verbieten. Er ist der schlechteste verfügbare.

Ein Verbot ändert nichts an dem Bedürfnis, das die Nutzung auslöst. Es ändert nur den Ort. Das Telefon in der Hosentasche hängt nicht in Ihrem Netz, und was dort passiert, sehen Sie nicht. Aus einem sichtbaren Problem wird ein unsichtbares, und das ist eine Verschlechterung, keine Lösung.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, der selten bedacht wird: Ein Verbot ohne Alternative bestraft genau die Leute, die mitdenken. Wer eine Abkürzung findet und sie meldet, bekommt ein Nein. Beim nächsten Mal meldet er es nicht mehr.

Das messbare Ziel ist deshalb nicht null Nutzung. Es ist null ungeregelte Nutzung, und das erreicht man über einen erlaubten Weg, nicht über eine Sperre.

Fünf Schritte, die tatsächlich wirken

Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Keiner davon braucht ein Projekt.

1. Einen geregelten Zugang bereitstellen, bevor Sie irgendetwas verbieten. Solange es keine erlaubte Möglichkeit gibt, ist jede Regel eine Aufforderung zur Heimlichkeit. Ein Geschäftskunden-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschaltetem Training ist die Voraussetzung für alles Weitere, nicht der letzte Schritt.
2. Aufschreiben, was hineindarf und was nicht. Nicht als Richtlinie über zwölf Seiten, sondern als eine Seite mit Beispielen. Personenbezogene Daten, Konstruktionsdaten, Kalkulationen und Vertragsentwürfe gehören in die Liste dessen, was draußen bleibt. Was erlaubt ist, gehört genauso hinein, sonst wird im Zweifel gar nichts genutzt.
3. Den Betriebsrat früh einbinden. Vor der Auswahl, nicht danach. Wer das fertige Werkzeug vorstellt, hat den Beteiligungsanspruch bereits verletzt und verhandelt aus der schwächeren Position.
4. Schulen und dokumentieren. Artikel 4 des EU AI Acts verlangt seit dem AI Omnibus, den Aufbau von KI-Kompetenz zu unterstützen. Aus der früheren Erfolgspflicht ist eine Bemühenspflicht geworden. Entscheidend ist damit der Nachweis dessen, was Sie unternommen haben.
5. Nach drei Monaten nachsehen. Wird der bereitgestellte Zugang genutzt? Wenn nicht, ist er entweder zu umständlich oder zu schlecht, und die private Nutzung läuft weiter. Die Nutzungszahl des eigenen Zugangs ist die einzige belastbare Rückmeldung, die Sie bekommen.

Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer mit Schritt zwei beginnt, also mit Regeln ohne Angebot, bekommt genau das Verbot, das oben beschrieben ist.

Wie Sie herausfinden, ob es Sie betrifft

Bevor Sie etwas ändern, sollten Sie wissen, wo Sie stehen. Drei Wege, vom einfachsten zum genauesten:

Fragen Sie. Anonym, ohne Konsequenz, mit einer einzigen Frage: Welches Werkzeug würde Ihnen die Arbeit erleichtern? Die Antworten sind meist überraschend konkret und sagen mehr aus als jede Auswertung. Wichtig ist die Vorbemerkung, dass es um Versorgung geht und nicht um Schuldsuche, sonst antwortet niemand ehrlich.

Sehen Sie in die Abrechnungen. Kostenpflichtige Einzelabos tauchen in Auslagenerstattungen auf. Das ist der Teil, der bereits Geld kostet und trotzdem niemandem gehört.

Werten Sie den Netzverkehr aus. Ein Blick in die Protokolle des Firmennetzes zeigt Zugriffe auf bekannte KI-Dienste. Hier ist Vorsicht geboten: Eine Auswertung, die einzelnen Personen zugeordnet werden kann, ist selbst mitbestimmungspflichtig und datenschutzrechtlich heikel. Aggregiert und ohne Personenbezug ist sie unproblematisch und für die Bestandsaufnahme völlig ausreichend.

Wenn Sie wissen wollen, welcher Ihrer Abläufe sich überhaupt für einen geregelten Einsatz eignet, gibt der Digitalisierungsrechner eine Größenordnung. Die rechtlichen Zusammenhänge, einschließlich Mitbestimmung und Auftragsverarbeitung, stehen ausführlich unter KI im Unternehmen.

Häufige Fragen

Was genau ist Schatten-KI?

Die Nutzung von KI-Diensten durch Beschäftigte über eigene, private Zugänge, außerhalb dessen, was das Unternehmen bereitstellt oder geregelt hat. Der Begriff ist an die Schatten-IT angelehnt, also an Software, die ohne Kenntnis der IT im Betrieb landet. Neu ist die Geschwindigkeit: Ein KI-Dienst braucht keine Installation und keine Rechte, eine E-Mail-Adresse genügt.

Ist das verboten?

Nicht per se. Problematisch wird es durch das, was hineingeht. Landen personenbezogene Daten in einem Dienst, mit dem kein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO besteht, ist die Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage. Verantwortlich ist dabei nicht die einzelne Person, sondern das Unternehmen. Kommen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzu, kommt der Verlust des rechtlichen Schutzes als eigenes Risiko dazu.

Reicht es, den Zugriff im Netzwerk zu sperren?

Nein, und zwar aus einem einfachen Grund: Das Telefon in der Hosentasche hängt nicht in Ihrem Netz. Eine Sperre verhindert nicht die Nutzung, sie verhindert nur, dass Sie davon erfahren. Aus einem sichtbaren Problem wird ein unsichtbares.

Was kostet es, einen geregelten Zugang bereitzustellen?

Deutlich weniger, als die meisten annehmen. Die Geschäftskunden-Tarife der großen Anbieter liegen im Bereich weniger Euro je Person und Monat, und sie enthalten genau das, was den kostenlosen Zugängen fehlt: einen Auftragsverarbeitungsvertrag und den Ausschluss der Nutzung Ihrer Eingaben für das Training. Der Aufwand liegt nicht im Preis, sondern im Aufstellen der Regeln.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

In aller Regel ja. Sobald ein System Arbeitsergebnisse verarbeitet, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und zwar unabhängig davon, ob jemand überwachen will. Das ist kein Hindernis, sondern der planbarste Teil des Vorhabens. Eine Rahmenvereinbarung wird einmal verhandelt und trägt danach jedes weitere Werkzeug.

Wir sind sicher, dass das bei uns nicht vorkommt.

Diese Gewissheit ist die häufigste Fehleinschätzung zum Thema. In der Bitkom-Erhebung ist der Anteil der Unternehmen, die es sicher ausschließen, binnen eines Jahres von 37 auf 29 Prozent gefallen. Nicht weil mehr passiert wäre, sondern weil mehr Unternehmen genauer hingesehen haben.

Quellen und Hinweis

Stand: 6. August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Bitkom, Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI, 21. Oktober 2025. Repräsentative telefonische Befragung von 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten, Erhebungszeitraum Kalenderwoche 27 bis 32 des Jahres 2025.
Geschäftsgeheimnisgesetz, § 2 · Betriebsverfassungsgesetz, § 87 · Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 28