Einkaufen und abnehmen
Ein KI-Vorhaben zu beauftragen unterscheidet sich von jedem anderen Softwareeinkauf an einer Stelle: Das Ergebnis ist nicht richtig oder falsch, sondern trifft in neun von zehn Fällen zu. Diese Seite führt von der schriftlichen Beschreibung über Angebot und Vertrag bis zur Abnahme und zeigt, was danach im Betrieb zu prüfen bleibt.
Wie beauftragt man ein KI-Vorhaben, ohne sich zu verkaufen?
Mit einer schriftlichen Beschreibung des Vorgangs, zwei bis drei Angeboten auf derselben Grundlage und Abnahmekriterien, die vor Projektbeginn feststehen. Das klingt nach Selbstverständlichkeit und fehlt in den meisten Vorhaben, die schieflaufen.
Diese Seite ist die unbequemste der Wissensdatenbank, weil sie sich auch gegen uns richtet. Die Fragen weiter unten, die ein schwaches Angebot entlarven, funktionieren gegen jeden Dienstleister. Das ist beabsichtigt: Wer sie stellt und zufrieden ist, beauftragt aus besseren Gründen.
Was gehört in die Beschreibung eines KI-Vorhabens?
Sechs Punkte. Weniger reicht nicht, mehr braucht niemand.
Der häufigste Fehler ist, die Lösung zu beschreiben statt das Problem. Wer schreibt, er brauche eine Belegerkennung, bekommt Angebote für Belegerkennung. Wer beschreibt, dass monatlich vierhundert Eingangsrechnungen gegen Bestellungen geprüft werden, bekommt Vorschläge, von denen einer besser sein könnte als die eigene Idee.
| Punkt | Was hineingehört | Warum |
|---|---|---|
| Der Vorgang, nicht die Technik | Welcher Ablauf, wie oft, mit welchen Belegen und Systemen | Wer die Lösung beschreibt statt das Problem, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind |
| Mengengerüst | Vorgänge je Monat, Anteil mit Bestellbezug, Zahl der Beteiligten | Ohne Mengen lässt sich kein Aufwand schätzen und kein Nutzen rechnen |
| Systemlandschaft | Welche Systeme angebunden werden, mit welchen Schnittstellen | Der häufigste Grund für Nachträge sind Systeme, die im Lastenheft fehlten |
| Abgrenzung | Was ausdrücklich nicht dazugehört | Der wertvollste Abschnitt. Er verhindert, dass beide Seiten Verschiedenes annehmen |
| Erfolgskriterien | Woran gemessen wird, ob es funktioniert hat | Ohne diesen Punkt ist die Abnahme eine Geschmacksfrage |
| Rahmenbedingungen | Datenschutz, Mitbestimmung, Betriebszeiten, vorhandene Verträge | Bestimmt oft mehr über den Zuschnitt als die Technik |
Der wertvollste Abschnitt ist die Abgrenzung. Ein Satz wie „Rechnungen ohne Bestellbezug bleiben zunächst außen vor“ verhindert, dass beide Seiten Verschiedenes annehmen, und er verhindert damit den häufigsten Streit über Nachträge.
Welche Angaben Sie für das Mengengerüst brauchen und wie Sie prüfen, ob Ihre Bestände tragen, steht unter Daten, die tragen.
Welche sechs Fragen entlarven ein schwaches Angebot?
Sie kosten im Gespräch fünf Minuten und sparen im schlechten Fall ein Projekt.
Diese Fragen prüfen nicht das Fachwissen, sondern die Erfahrung. Wer ein solches System betrieben hat, beantwortet sie ohne Zögern. Wer es nur verkauft hat, weicht aus.
- Welche Dunkelquote erreichen Sie bei Beständen wie unseren?
Wer vor der Sichtung Ihrer Daten eine Zahl nennt, rät. Die gute Antwort ist eine Gegenfrage nach Ihren Beständen. - Was passiert, wenn das Modell ausgetauscht wird?
KI-Systeme ändern sich ohne Zutun des Betreibers. Wer darauf keine Antwort hat, hat noch keines betrieben. - Wie messen Sie, dass es weiterhin funktioniert?
Testfälle, Prüfläufe, Kennzahlen. Fehlt das, wird Qualität zur Meinungssache. - Was gehört uns nach Projektende?
Quellcode, Konfiguration, Daten, Dokumentation. Vage Antworten hier sind ein Warnzeichen. - Wer betreibt das nach der Übergabe?
Wenn die Antwort selbstverständlich der Anbieter ist, entsteht eine Abhängigkeit. Das kann in Ordnung sein, sollte aber bewusst sein. - Wovon würden Sie uns abraten?
Die aufschlussreichste Frage im ganzen Gespräch. Wer auf alles Ja sagt, hat entweder nicht zugehört oder verkauft.
Die letzte ist die wichtigste. Ein Anbieter, der auf jede Idee Ja sagt, hat entweder nicht zugehört oder verkauft. Wer dagegen sagt, welchen Teil er für unwirtschaftlich hält, gibt Ihnen eine Information, die Sie sonst erst nach der Rechnung bekommen.
Was gehört in den Vertrag, was in klassischen fehlt?
Zwei Punkte sind bei KI neu und werden regelmäßig vergessen.
| Regelungspunkt | Was darin steht | Warum |
|---|---|---|
| Leistungsgegenstand | Verweis auf das Lastenheft, nicht auf eine Produktbeschreibung | Sonst wird das Angebot zum Vertragsinhalt |
| Mitwirkungspflichten | Was Sie liefern: Daten, Ansprechpartner, Zugänge, Fristen | Verzögerungen gehen sonst zu Ihren Lasten |
| Abnahme | Kriterien, Verfahren, Frist, Folgen der Abnahme | Ohne Verfahren gilt eine Leistung irgendwann als abgenommen |
| Rechte an Ergebnissen | Quellcode, Konfiguration, Auswertungen, trainierte Anpassungen | Der Punkt, der bei KI neu und selten geregelt ist |
| Nutzung Ihrer Daten | Ausschluss der Verwendung für fremde Zwecke und für Training | Gehört ausdrücklich hinein, auch wenn der Anbieter es mündlich zusagt |
| Betrieb und Reaktionszeiten | Wer reagiert wann, und was passiert nachts | Bestimmt, ob der Ablauf im Ernstfall trägt |
| Ausstieg | Herausgabe der Daten in verwendbarer Form, Fristen, Unterstützung beim Wechsel | Wird beim Abschluss ungern besprochen und ist genau dann verhandelbar |
Neu gegenüber einem klassischen Softwarevertrag sind zwei Zeilen. Die Nutzung Ihrer Daten gehört ausdrücklich ausgeschlossen, auch wenn der Anbieter es mündlich zusagt; die Voreinstellungen vieler Dienste sagen etwas anderes. Und die Rechte an trainierten Anpassungen sind eine Frage, die es bei klassischer Software nicht gab.
Der Ausstieg wird beim Abschluss ungern besprochen und ist genau dann verhandelbar. Später nicht mehr.
Was daneben aus Datenschutz und Mitbestimmung zu regeln ist, steht unter Betriebsrat, Folgenabschätzung, Schulung.
Der Unterschied ist keine Wortklauberei, er steht so im Bürgerlichen Gesetzbuch:
„Durch den Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.“
„Durch den Dienstvertrag wird derjenige, welcher Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.“
Beim Werkvertrag schuldet der Anbieter das Ergebnis, beim Dienstvertrag die Tätigkeit. Bei KI-Vorhaben entscheidet diese Wahl darüber, ob eine schwache Trefferquote ein Mangel ist oder nur ein Zwischenstand.
Wie nehmen Sie ab, wenn das Ergebnis nicht eindeutig ist?
Der Punkt, an dem KI-Projekte sich von jedem anderen Vorhaben unterscheiden.
Eine Buchhaltungssoftware rechnet richtig oder falsch. Ein Modell trifft in neunzig von hundert Fällen zu. Damit ist die Frage, ob die Leistung erbracht ist, nicht mehr mit Ja oder Nein zu beantworten, und ein Abnahmeverfahren aus der klassischen Softwarewelt greift ins Leere.
| Baustein | Was gemeint ist | Anmerkung |
|---|---|---|
| Sammlung echter Fälle | 30 bis 50 Vorgänge aus dem Alltag mit der jeweils richtigen Antwort | Vor Projektbeginn zusammenstellen, nicht am Ende |
| Schwelle statt Ja oder Nein | Ab welcher Trefferquote gilt die Leistung als erbracht | KI-Ergebnisse sind selten eindeutig, die Abnahme muss das abbilden |
| Abweichungen mit Grund | Nicht nur zählen, sondern einordnen: Datenfehler, Modellgrenze, Regelfehler | Bestimmt, wer nachbessert |
| Probebetrieb vor Abnahme | Ein Zeitraum im echten Ablauf, parallel zum bisherigen Vorgehen | Findet die Fälle, an die im Test niemand gedacht hat |
| Wiederholbarkeit | Derselbe Prüflauf muss später erneut möglich sein | Sonst lässt sich nach einem Modellwechsel nichts mehr vergleichen |
Die Sammlung echter Fälle ist der Kern. Sie wird vor Projektbeginn zusammengestellt, von Ihnen und nicht vom Anbieter, und sie bleibt danach im Haus. Damit haben Sie ein Prüfmittel, das auch beim nächsten Vorhaben und beim nächsten Anbieter noch gilt.
Wie solche Prüfläufe technisch aufgesetzt werden, steht unter Betrieb: prüfen, absichern, anschließen.
Warum ein Verfahren in den Vertrag gehört, steht im Gesetz selbst:
„Als abgenommen gilt ein Werk auch, wenn der Unternehmer dem Besteller nach Fertigstellung des Werks eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat.“
Wer keine Abnahmekriterien vereinbart, verlässt sich darauf, dass niemand diese Frist setzt.
Wie schneiden Sie ein Vorhaben, das abbrechbar bleibt?
Ein Projekt, das nur als Ganzes funktioniert, ist eine Wette.
Der wirksamste Schutz gegen ein teures Vorhaben ist nicht der Vertrag, sondern der Zuschnitt.
Drei Regeln, die sich bewährt haben:
- Der erste Abschnitt ist so klein, dass ein Abbruch verkraftbar bleibt. Nicht der halbe Ablauf, sondern ein abgegrenzter Teil davon, der für sich einen Nutzen hat.
- Die Fortsetzung hängt an einem Ergebnis, nicht an einem Datum. Erreicht der erste Abschnitt die vereinbarte Schwelle, geht es weiter. Erreicht er sie nicht, wird nachgebessert oder beendet.
- Jeder Abschnitt hinterlässt etwas Verwendbares. Auch bei Abbruch bleiben bereinigte Daten, eine Testfallsammlung und die Erkenntnis, wo es klemmt. Das ist kein Trostpreis, sondern die Grundlage für einen späteren Anlauf.
Diese Aufteilung kostet in der Verhandlung etwas, weil sie dem Anbieter Planungssicherheit nimmt. Genau deshalb sagt die Reaktion darauf einiges über ihn aus.
Woran erkennen Sie, dass ein Angebot zu teuer ist?
Nicht am Preis. Der sagt für sich genommen nichts.
Zwei Angebote für dasselbe Vorhaben können sich um den Faktor drei unterscheiden, und beide können angemessen sein. Der Unterschied steckt fast nie im Stundensatz, sondern in dem, was jemand eingerechnet hat.
Drei Prüfungen, die aussagekräftiger sind als der Gesamtpreis
Ist der Aufwand aufgegliedert? Eine Position über den gesamten Betrag lässt sich nicht prüfen und nicht kürzen. Ein Angebot, das Analyse, Anbindung, Erprobung und Übergabe getrennt ausweist, erlaubt Ihnen, einzelne Teile zu verschieben, statt das Ganze abzulehnen.
Sind die laufenden Kosten genannt? Ein niedriger Einführungspreis mit hohen Folgekosten ist teurer als umgekehrt, fällt aber im Vergleich zweier Angebote nicht auf, wenn nur die Einführung nebeneinandersteht. Fragen Sie nach den Kosten über drei Jahre.
Was ist im Preis nicht enthalten? Diese Frage bringt regelmäßig Posten zutage, die später als Nachtrag kommen: die Anbindung eines zweiten Systems, die Schulung, die Übernahme von Altdaten, die Dokumentation. Jeder davon ist legitim, keiner ist eine Überraschung wert.
Der Vergleich wird erst dann aussagekräftig, wenn alle Anbieter dieselbe Beschreibung bekommen haben. Ohne diese Grundlage vergleichen Sie nicht Preise, sondern Auslegungen.
Wer im Haus muss beteiligt sein, und wann?
Sechs Rollen. Fehlt eine, verzögert sich das Vorhaben an genau dieser Stelle.
| Rolle | Wann | Wofür |
|---|---|---|
| Fachbereich | vor der Beschreibung | Kennt den Vorgang und seine Ausnahmen. Ohne ihn beschreiben Sie einen Ablauf, den es so nicht gibt |
| IT | vor der Auswahl | Weiß, welche Systeme wie angebunden werden können und was das Netz hergibt |
| Datenschutz | vor der Verarbeitung | Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, gegebenenfalls Folgenabschätzung |
| Betriebsrat | vor der Auswahl | Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sobald Arbeitsergebnisse verarbeitet werden |
| Einkauf | bei der Angebotseinholung | Sorgt dafür, dass alle dieselbe Grundlage bekommen und Fristen eingehalten werden |
| Geschäftsführung | bei der Abgrenzung und bei der Abnahme | Entscheidet über Toleranzen und über den Zuschnitt. Beides lässt sich nicht delegieren |
Die häufigste Reihenfolge in der Praxis ist eine andere: Geschäftsführung und Anbieter einigen sich, danach werden IT, Datenschutz und Betriebsrat informiert. Das funktioniert genau so lange, bis einer der drei eine berechtigte Einwendung hat, und dann ist bereits Geld gebunden.
Der Aufwand für die richtige Reihenfolge ist überschaubar. Vier kurze Gespräche vor der Angebotseinholung ersetzen regelmäßig eine Verzögerung von Wochen.
Woran merken Sie, dass die Güte nachlässt?
Die Sammlung echter Fälle aus der Abnahme hat ein zweites Leben. In den meisten Projekten wird sie nach der Unterschrift nie wieder angefasst.
Ein KI-System wird schlechter, ohne dass jemand etwas daran ändert. Das ist der Unterschied zu klassischer Software: Ein Buchungsprogramm, das heute richtig rechnet, rechnet in zwei Jahren richtig. Ein Modell, das heute in 92 von 100 Fällen zutrifft, kann in zwei Jahren bei 78 liegen, ohne dass eine Zeile Code angefasst wurde. Die Abnahme misst einen Zustand, keinen Verlauf.
Vier Ursachen decken fast alle Fälle ab. Keine davon ist ein Mangel im Sinne der Gewährleistung, und genau deshalb muss man sie vorher regeln.
| Auslöser | Was sich ändert | Woran Sie es merken |
|---|---|---|
| Die Wirklichkeit zieht weiter | Neue Lieferanten, neue Belegformate, neue Produktbezeichnungen. Das Modell ist unverändert, seine Eingabe nicht. | Die Trefferquote sinkt zuerst bei den jüngsten Vorgängen, nicht im Durchschnitt |
| Der Anbieter tauscht das Modell | Dieselbe Anfrage, andere Antwort. Bei Cloud-Diensten ohne Ihr Zutun. | Die Ergebnisse ändern sich an einem Stichtag, nicht allmählich. Deshalb gehört die Ankündigungsfrist in das Service Level Agreement. |
| Die Wissensbasis wächst | Bei RAG konkurriert die richtige Stelle mit immer mehr ähnlichen. Mehr Dokumente heißt nicht bessere Antworten. | Antworten werden vager statt falsch. Das fällt später auf als ein klarer Fehler. |
| Die Leute gewöhnen sich ab | Korrekturen werden nicht mehr gemeldet, sondern still von Hand erledigt. | Die gemessene Güte bleibt gut, die genutzte sinkt. Der teuerste der vier Fälle. |
Der verlässliche Weg, das zu bemerken, ist der, den Sie für die Abnahme ohnehin gebaut haben: dieselben 30 bis 50 Fälle, dieselbe Auswertung, in festem Abstand. Für die meisten Anwendungen ist ein Quartal der richtige Takt, bei stark schwankenden Daten ein Monat. Wichtig ist weniger die Frequenz als die Unveränderlichkeit der Fälle. Wer den Prüfbestand mitwachsen lässt, misst jedes Mal etwas anderes.
Vier Punkte gehören dazu in den Vertrag, und sie kosten in der Verhandlung nichts, solange sie vor der Beauftragung auf dem Tisch liegen:
- Wer den Lauf durchführt und wer die Abweichungen einordnet
- In welchem Abstand, und wer erinnert
- Ab welcher Abweichung nachgebessert wird und auf wessen Kosten
- Wie lange vorher ein Modellwechsel angekündigt wird
Der Aufwand ist klein. Ein Lauf über 30 bis 50 Fälle ist ein Nachmittag, kein Projekt. Teuer wird nur die Variante, in der ein Jahr lang niemand hinsieht und die Fachabteilung das System inzwischen still umgeht. Diese Rechnung taucht in keiner Kalkulation auf, weil sie niemand aufstellt.
Stellen Sie uns diese Fragen ruhig genauso.
Ein Angebot, das eine dieser Fragen nicht aushält, sollten Sie nicht annehmen. Auch nicht unseres.
Fragen zu Beauftragung und Abnahme
Brauchen wir für ein KI-Vorhaben wirklich ein Lastenheft?
Kein Dokument über fünfzig Seiten, aber eine schriftliche Beschreibung des Vorgangs mit Mengengerüst und Abgrenzung. Der Grund ist weniger die Vollständigkeit als die Vergleichbarkeit: Ohne gemeinsame Grundlage beschreiben drei Anbieter drei verschiedene Vorhaben, und die Angebote lassen sich nicht nebeneinanderlegen.
Wie viele Anbieter sollten wir anfragen?
Zwei bis drei genügen und sind besser als fünf. Jede weitere Anfrage kostet Sie Zeit in der Auswertung und den Anbieter Zeit im Angebot, was sich in der Sorgfalt niederschlägt. Wichtiger als die Zahl ist, dass alle dieselbe Beschreibung bekommen.
Woran erkennen wir ein Angebot, das später teuer wird?
An drei Anzeichen. Es beschreibt Technik statt Ergebnis. Es enthält keine Abgrenzung, also keinen Satz darüber, was nicht dazugehört. Und es nennt eine Trefferquote, ohne Ihre Daten gesehen zu haben. Jedes einzelne ist ein Hinweis, alle drei zusammen sind ein Muster.
Was ist bei KI anders als bei einem normalen Softwareprojekt?
Zwei Dinge. Das Ergebnis ist nicht eindeutig richtig oder falsch, sondern hat eine Trefferquote, was die Abnahme verändert. Und das System altert von selbst, weil der Anbieter das Modell austauscht. Beides gehört in den Vertrag, in klassischen Verträgen steht es nicht.
Wem gehören die Ergebnisse?
Das ist Verhandlungssache und wird zu selten verhandelt. Klären sollten Sie mindestens: Quellcode und Konfiguration, die Daten in verwendbarer Form, die Dokumentation und die Testfälle. Besonders die letzten beiden werden vergessen und sind genau das, was einen Wechsel später möglich macht.
Können wir ein Vorhaben abbrechen, wenn es nicht trägt?
Wenn Sie es in Abschnitte geschnitten haben, ja. Deshalb empfehlen wir, den ersten Abschnitt so klein zu halten, dass ein Abbruch verkraftbar bleibt, und die Fortsetzung an ein Ergebnis zu knüpfen. Ein Vorhaben, das nur als Ganzes funktioniert, ist kein Projekt, sondern eine Wette.
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