- Ab dem 1. Januar 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 Rechnungen an Geschäftskunden im Inland als E-Rechnung aus, ab 2028 alle Unternehmen.
- Leistungen aus 2026 rechnen Sie am einfachsten noch im Dezember ab oder gleich als E-Rechnung.
- Entscheidend sind ein passendes Format, vollständige Stammdaten Ihrer Kunden und ein Test vor dem Stichtag.
Am 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die Übergangszeit der E-Rechnung. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, stellt Rechnungen an Geschäftskunden im Inland ab dann als strukturierten Datensatz aus. Papier und PDF reichen für diese Rechnungen nicht mehr. Eine Verschiebung ist nach unserem Stand vom Oktober 2026 nicht beschlossen.
Die gute Nachricht: Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme können E-Rechnungen bereits erzeugen. Entscheidend sind die Stammdaten, ein Test vor dem Stichtag und ein geordneter Jahreswechsel. Dieser Beitrag zeigt, wen der Stichtag betrifft, worauf es beim Jahreswechsel ankommt, was eine E-Rechnung gültig macht und wie die Wochen bis Silvester sinnvoll genutzt werden. Die Grundlagen von Formaten bis Archivierung stehen in Baustein 13: E-Rechnung und Belege.
Wen der Stichtag betrifft
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz, für den Stichtag 2027 also der Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht zur Ausstellung ab dem 1. Januar 2027. Bei genau 800.000 Euro oder weniger bleibt ein weiteres Jahr Zeit.
| Zeitraum | Ausstellung zwischen Unternehmen im Inland |
|---|---|
| Leistungen 2025 und 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF und andere Formate; die Rechnung muss dafür bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein |
| Ab 1. Januar 2027 | E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| Im Jahr 2027 | Unternehmen bis 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 dürfen weiter sonstige Rechnungen stellen; EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers für alle zulässig |
| Ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle Unternehmen, mit den bekannten Ausnahmen |
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Weiterhin ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz. Auch wo eine Ausnahme greift, ist die E-Rechnung freiwillig möglich.
Ihre Kunden haben ein eigenes Interesse an der Umstellung: Den Vorsteuerabzug gibt es nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung. Rechnen Sie deshalb damit, dass Buchhaltungen ab Januar nach der E-Rechnung fragen, und stellen Sie den Versand rechtzeitig um.
Betrifft mich der Stichtag?
Zwei Fragen genügen für eine erste Einordnung. Die Prüfung im Einzelfall übernimmt Ihre Steuerberatung.
Der Jahreswechsel: Leistung im Dezember, Rechnung im Januar
Ein Punkt verdient in den kommenden Wochen besondere Aufmerksamkeit. Die Übergangsregel für Leistungen aus den Jahren 2025 und 2026 knüpft nach dem Wortlaut von § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz an zwei Bedingungen: Die Leistung ist vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt, und die Rechnung wird bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt.
Für eine Wartung im Dezember, die erst im Januar abgerechnet wird, ist der einfachste Weg deshalb einer von zwei: die Rechnung noch im Dezember stellen oder sie gleich als E-Rechnung ausstellen. Wer im Januar ohnehin mit E-Rechnungen beginnt, hat damit nichts zu entscheiden. Einzelfälle, etwa lange Abrechnungszeiträume, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Drei weitere Fälle tauchen am Jahreswechsel regelmäßig auf:
- Anzahlungen und Schlussrechnung. Eine Endrechnung, die bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung gestellt wird, darf nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 einen unstrukturierten Anhang enthalten, etwa die Aufstellung der Anzahlungen.
- Wiederkehrende Leistungen. Für Wartungs- oder Mietverträge genügt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 eine erste E-Rechnung. Ändern sich Menge, Preis oder Zeitraum, folgt eine neue E-Rechnung.
- Korrekturen. Ändert sich die Leistung selbst, wird berichtigt, und zwar als E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Skonto oder Bonus allein erfordern keine Berichtigung. Gutschriften folgen denselben Regeln wie Rechnungen.
Was eine E-Rechnung gültig macht
Eine E-Rechnung ist eine Datei nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat zwei Punkte klargestellt, die für den Versand entscheidend sind.
Der Datensatz ist führend. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt der strukturierte XML-Teil, das PDF dient der Ansicht. Alle Pflichtangaben gehören deshalb in den Datensatz; ein Anhang oder ein Link ersetzt sie nicht. Erzeugen Sie beide Teile aus derselben Quelle, dann stimmen sie überein.
Drei Fehlerarten werden unterschieden. Sie bestimmen, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt und ob der Kunde die Vorsteuer abziehen kann.
| Fehlerart | Beispiel | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht der Syntax der Norm EN 16931 | Es liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung |
| Verstoß gegen Geschäftsregeln | Eine Prüfregel der Norm ist verletzt, etwa eine fehlende Käuferreferenz bei der XRechnung | Umsatzsteuerlich relevant, wenn Pflichtangaben betroffen sind |
| Inhaltlicher Fehler | Falscher Steuersatz, fehlendes Leistungsdatum, unklare Leistungsbeschreibung | Der Empfänger kann die Vorsteuer erst mit einer berichtigten Rechnung abziehen |
Eine technische Prüfung vor dem Versand ist deshalb gut investierte Zeit. Die Finanzverwaltung macht sie nicht zur Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, empfiehlt sie aber. Für die XRechnung stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards einen frei verfügbaren Validator bereit. Bewahren Sie die Prüfberichte auf; sie belegen die Sorgfalt und erleichtern jede spätere Rückfrage. Die inhaltliche Prüfung der Pflichtangaben ersetzt der Validator nicht.
Der Fahrplan bis Jahresende
Bis zum Stichtag bleiben einige Wochen. Das genügt für eine geordnete Umstellung, wenn die Schritte in der richtigen Reihenfolge kommen.
| Zeitraum | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Oktober | Gesamtumsatz 2026 hochrechnen, alle Rechnungswege erfassen: Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Anzahlungen, Rechnungen aus Shop und Kasse | Klarheit, ob und wo die Pflicht greift |
| Oktober | Format festlegen und mit dem Anbieter der Software klären, ob XRechnung oder ZUGFeRD im passenden Profil erzeugt wird | Ein Format, ein Weg, ein Termin für das Update |
| November | Stammdaten ergänzen: Rechnungsadresse für E-Rechnungen, Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID | Vollständige Empfängerdaten für jeden Kunden |
| November | Testrechnungen mit einem Validator prüfen, einige Kunden als Pilot beliefern | Fehler fallen vor dem Stichtag auf |
| Dezember | Kunden informieren, Leistungen aus 2026 noch im Dezember abrechnen, Archiv und Verfahrensdokumentation anpassen | Ein ruhiger Jahreswechsel |
Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Rechnungen entstehen oft an mehr Stellen als gedacht, im ERP, im Shop, in einer Abo-Verwaltung, in einer Branchensoftware. Jeder dieser Wege braucht seinen eigenen Test. Zweitens: Der Engpass liegt selten in der Software, sondern in den Empfängerdaten. Eine Rechnungsadresse für E-Rechnungen und die Käuferreferenz fehlen in vielen Kundenstämmen, und genau diese Angaben fragt der Kunde ab Januar nach.
Und der Eingang? Empfangen können müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Mit jeder Lieferantin und jedem Lieferanten, die umstellen, wächst der Anteil der Rechnungen, die als Datensatz ankommen. Wie Sie diesen Vorteil im Rechnungseingang nutzen, beschreibt unser Beitrag Rechnungseingang automatisieren.
Wo KI im Rechnungsausgang hilft
Die E-Rechnung selbst erzeugt Ihre Software nach festen Regeln, dafür braucht es keine KI. Ihren Wert hat KI an den Stellen, an denen heute Handarbeit und Rückfragen entstehen:
- Stammdaten vervollständigen. KI liest Bestellungen, Verträge und E-Mails Ihrer Kunden und schlägt Rechnungsadressen, Käuferreferenzen und Bestellnummern für den Kundenstamm vor. Ein Mensch bestätigt, das System übernimmt.
- Rechnungspositionen vorbereiten. Aus Leistungsnachweisen, Stundenzetteln oder Lieferscheinen entstehen Positionsvorschläge mit vollständiger Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum.
- Vor dem Versand prüfen. Neben dem Validator prüft eine KI, ob Leistungsbeschreibung, Zeitraum und Steuersatz zur Art der Leistung passen, und markiert Auffälligkeiten.
- Rückläufer klären. Weist ein Kunde eine Rechnung zurück, übersetzt die KI die technische Fehlermeldung in klare Worte und schlägt die Korrektur vor.
- Fragen beantworten. Rückfragen von Kunden zu Rechnungen beantwortet ein Assistent aus den Rechnungsdaten und gibt alles, was eine Entscheidung braucht, an die Buchhaltung weiter.
Die Grundlage für all das sind saubere Stammdaten. Warum KI dort besonders viel bewirkt und worauf es bei der Pflege ankommt, beschreibt unser Beitrag Datenqualität als Engpass. Wie Workflow und KI in einem solchen Ablauf zusammenarbeiten, steht in Baustein 12: Abläufe automatisieren.
Unsere Einschätzung
Die E-Rechnung ist eine der seltenen Pflichten, die sich für beide Seiten auszahlt. Ihre Kunden buchen Ihre Rechnungen schneller, und Sie erhalten Ihr Geld früher. Die Technik ist vorhanden; was bis Jahresende zählt, sind vollständige Empfängerdaten, ein Test mit einigen Kunden und ein klarer Plan für die Rechnungen rund um den Jahreswechsel.
Unsere Empfehlung: Klären Sie im Oktober, ob und wo die Pflicht greift, ergänzen Sie im November die Stammdaten und testen Sie, und rechnen Sie Leistungen aus 2026 nach Möglichkeit noch im Dezember ab. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, vom Abgleich der Rechnungswege bis zur Prüfung vor dem Versand, sprechen wir gern in einem kostenfreien Erstgespräch darüber.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz: § 27 Absatz 38 (Übergangsregelung zur E-Rechnung)
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung
- IHK Region Stuttgart: Ende der Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, 1. Juli 2026
- Baker Tilly: E-Rechnung, zweites BMF-Schreiben sorgt für mehr Klarheit, 17. Oktober 2025
- Ecovis: E-Rechnung 2026, Hinweise zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, 16. März 2026
- Ecovis: E-Rechnungs-Pflicht 2027 steuer- und zivilrechtlich betrachtet, Stand 23. September 2026
- industrie-fachwissen.de: E-Rechnungspflicht ab 2027, was Betriebe bis Dezember umstellen müssen, 22. August 2026
- EY: E-Rechnung, finales Anwendungsschreiben, 17. Oktober 2024
Dieser Beitrag gibt den Stand der genannten Quellen vom 9. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Wer muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro liegt, für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Bei 800.000 Euro oder weniger gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen bleiben unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer.
Darf eine Leistung aus dem Dezember 2026 im Januar 2027 noch per PDF abgerechnet werden?
Nach dem Wortlaut von § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz gilt die Übergangsregel für Leistungen aus 2025 und 2026, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Am einfachsten ist es, Dezember-Leistungen noch im Dezember abzurechnen oder gleich als E-Rechnung auszustellen. Einzelfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Teil führend, das PDF dient der Ansicht.
Muss eine E-Rechnung vor dem Versand validiert werden?
Die Finanzverwaltung macht die Validierung nicht zur Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, empfiehlt sie aber. Eine Prüfung vor dem Versand verhindert Formatfehler und Rückläufer. Die Prüfberichte sollten aufbewahrt werden.
Braucht man für die E-Rechnung KI?
Für das Erzeugen nicht, das übernimmt Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. KI hilft an den Stellen mit Handarbeit: Stammdaten wie Rechnungsadressen und Käuferreferenzen vervollständigen, Rechnungspositionen aus Leistungsnachweisen vorbereiten, Rechnungen vor dem Versand auf Auffälligkeiten prüfen und Rückläufer klären.