Abläufe automatisieren
Workflow, RPA und KI, jeweils dort, wo sie am stärksten sind

Ein Workflow ist das Rückgrat der meisten Automatisierungen. Er reagiert auf ein Ereignis, holt Daten aus einem System, prüft Regeln und schreibt das Ergebnis in ein anderes System. Weil er über Schnittstellen arbeitet, ist er schnell, genau und im Betrieb günstig.

RPA steht für Robotic Process Automation. Ein Software-Roboter klickt sich durch Masken, liest Felder aus und trägt Werte ein. Das ist der passende Weg für Systeme, die keine Schnittstelle anbieten, etwa ältere Branchenlösungen oder Portale von Kunden und Behörden.

KI ergänzt beide um das Verstehen. Sie liest eine E-Mail und erkennt das Anliegen, zieht aus einem Lieferschein die Positionen heraus oder ordnet eine Reklamation einer Ursache zu. Aus unstrukturierten Eingängen werden so Daten, mit denen Workflow und RPA weiterarbeiten.

Wo stehen KI-Agenten in diesem Bild?

Ein KI-Agent ist eine KI, die selbst entscheidet, welche Schritte sie in welcher Reihenfolge ausführt. Das passt für Aufgaben mit wechselndem Verlauf, etwa Recherchen oder Rückfragen an mehrere Stellen. Für wiederkehrende Abläufe mit festem Muster ist der Workflow mit KI-Schritten meist die robustere und günstigere Wahl. Mehr dazu im Fachbeitrag zu KI-Agenten in der Praxis.

Ist Automatisierung nur etwas für große Unternehmen?

Gerade im Mittelstand wirkt sie stark, weil wenige Personen viele verschiedene Aufgaben tragen. Jeder automatisierte Ablauf gibt diesen Personen Zeit für die Arbeit zurück, die Erfahrung und Urteil braucht. Moderne Werkzeuge machen den Einstieg auch bei kleineren Mengen wirtschaftlich.

Die Tabelle zeigt ein Muster, das sich in fast allen Vorhaben wiederholt. Ein Ablauf besteht aus mehreren Schritten, und die Schritte haben unterschiedliche Merkmale. Deshalb ist die Antwort selten ein einzelner Weg, sondern eine Kombination, bei der jeder Schritt das Werkzeug erhält, das zu ihm passt.

Eine hilfreiche Faustregel für die Reihenfolge: zuerst prüfen, was ein fester Workflow leisten kann, dann KI dort ergänzen, wo verstanden werden muss, und RPA dort einsetzen, wo eine Schnittstelle fehlt. So entsteht die einfachste Lösung, die den Ablauf vollständig trägt.

Kann man mit einem Weg beginnen und später erweitern?

Ja, und das ist oft der beste Einstieg. Viele Vorhaben beginnen mit einem Workflow für den Normalfall. Sobald dieser läuft, zeigt der Ausnahmekorb, welche Fälle eine KI-Stufe übernehmen könnte. Jede Erweiterung baut auf einem Ablauf auf, der bereits Wirkung zeigt.

Wie verhält sich das zur E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein gutes Beispiel für den Wandel. Wo früher KI einen PDF-Beleg lesen musste, kommen die Angaben als strukturierter Datensatz an, und ein Workflow kann sie direkt verarbeiten. Die KI wandert dann an die Stellen mit Ermessen, etwa die Zuordnung zu Bestellung und Kostenstelle. Details dazu stehen in Baustein 13.

Am ergiebigsten ist die Aufnahme am Arbeitsplatz. Eine Person zeigt den Ablauf an echten Fällen, eine zweite schreibt mit. So werden auch die Schritte sichtbar, die niemand erwähnt, weil sie selbstverständlich geworden sind: der Blick in eine zweite Liste, die kurze Rückfrage beim Kollegen, die Notiz im Kommentarfeld.

Die Mengen sind der Teil, der später die Wirtschaftlichkeit trägt. Wer weiß, wie viele Vorgänge im Monat anfallen und wie viele davon Ausnahmen sind, kann den Nutzen vor dem Start rechnen und nach dem Start belegen. Wie das im Einzelnen geht, zeigt unser Fachbeitrag zur Wirkungsmessung.

Muss der Ablauf vor der Automatisierung verbessert werden?

Oft ergibt sich das von selbst. Bei der Aufnahme fallen Schritte auf, die sich zusammenfassen oder weglassen lassen. Diese Verbesserung vorher umzusetzen, macht die Automatisierung einfacher und günstiger. Wie wir Abläufe gemeinsam mit den Fachbereichen verbessern, beschreibt unsere Seite zur Prozessoptimierung.

Wer sollte bei der Aufnahme dabei sein?

Die Personen, die den Ablauf täglich ausführen, und eine Person, die über Änderungen entscheiden darf. Die einen kennen die Wirklichkeit, die andere kann Regeln festlegen, wenn die Aufnahme zeigt, dass zwei Kolleginnen denselben Fall unterschiedlich behandeln.

Typische erste Kandidaten im Mittelstand sind der Rechnungseingang, die Verteilung eingehender E-Mails an Zuständige, die Übernahme von Bestellungen aus Mails und Portalen, das Anlegen von Stammdaten, Terminbestätigungen und Statusauskünfte an Kunden. Allen gemeinsam ist ein klarer Anfang, ein klares Ende und eine spürbare Menge dazwischen.

Welche Einsatzfelder im gesamten Unternehmen in Frage kommen und wie sie sich bewerten lassen, beschreibt Baustein 04. Für den Rechnungseingang gibt es einen eigenen Fachbeitrag.

Wie vergleicht man mehrere Kandidaten?

Mit einer einfachen Tabelle: je Ablauf die Menge im Monat, die heutige Bearbeitungszeit je Fall, der geschätzte Anteil der Normalfälle und die Zahl der beteiligten Systeme. Die ersten drei Werte ergeben das Potenzial, der vierte den Aufwand. Ganz oben landet der Ablauf mit dem besten Verhältnis.

Was ist mit Abläufen, die selten, aber sehr aufwendig sind?

Die sind oft gute Kandidaten für eine Unterstützung statt einer vollständigen Automatisierung. Eine KI, die einen Jahresabschlussordner vorsortiert oder eine Ausschreibung zusammenfasst, spart viel Zeit, auch wenn der Ablauf nur wenige Male im Jahr vorkommt.

1. Eingang. Ein Workflow überwacht das Rechnungspostfach und nimmt jeden Anhang auf.
2. Lesen. KI erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und Bestellbezug. Bei einer E-Rechnung liest der Workflow die Felder direkt.
3. Abgleich. Der Workflow sucht die Bestellung im ERP und vergleicht Mengen und Preise nach festen Regeln.
4. Einschätzung. Bei Abweichungen schlägt die KI eine Ursache und eine Kostenstelle vor.
5. Freigabe. Passende Rechnungen gehen direkt in die Buchung, abweichende an die zuständige Person, mit allen Angaben.
6. Übertragung. Hat das Buchhaltungssystem keine Schnittstelle, trägt RPA die Werte ein.

Dasselbe Muster trägt viele andere Abläufe: eine Stufe, die aus unstrukturierten Eingängen Daten macht, eine Stufe mit festen Regeln und eine Stufe, die das Ergebnis ins Zielsystem bringt. Wer dieses Muster einmal umgesetzt hat, kann es für den nächsten Ablauf wiederverwenden.

Wer steuert das Zusammenspiel?

Eine Orchestrierung, meist die Workflow-Plattform selbst. Sie ruft die KI als einzelnen Schritt auf, startet bei Bedarf einen RPA-Roboter und hält den Überblick über jeden Vorgang. So gibt es einen Ort, an dem der Status jedes Falls sichtbar ist.

Wie zuverlässig liest KI Belege heute?

Moderne Modelle lesen gängige Belege sehr zuverlässig. Für den Betrieb zählt aber die Kombination: Die KI liest, feste Regeln prüfen Summen, Steuersätze und Bestellbezug, und Auffälligkeiten gehen an einen Menschen. Diese Prüfkette macht den Ablauf sicher, auch bei ungewöhnlichen Belegen.

• Schnittstelle vorhanden und dokumentiert. Direkte Anbindung durch den Workflow. Das ist der Normalfall bei modernen ERP-, CRM- und Shopsystemen.
• Schnittstelle vorhanden, aber eingeschränkt. Anbindung über die Schnittstelle, ergänzt um einen Import über Dateien für die fehlenden Teile.
• Keine Schnittstelle. RPA über die Oberfläche, mit stabilen Erkennungsmerkmalen und einer Prüfung nach jedem Eintrag.
• Neue Standards. Das Model Context Protocol erlaubt es KI-Anwendungen, Werkzeuge und Datenquellen einheitlich anzusprechen. Für KI-Schritte in Abläufen wird es zunehmend zum Standard.

Ein Tipp aus vielen Projekten: Fragen Sie beim Anbieter Ihres Systems nach, welche Schnittstellen es gibt. Oft sind mehr vorhanden als bekannt, oder sie lassen sich als Zusatzmodul freischalten. Das spart im Betrieb deutlich mehr, als es in der Einrichtung kostet.

Wie stabil ist RPA im Alltag?

Sehr stabil, solange die Oberfläche gleich bleibt. Damit Updates des Zielsystems reibungslos laufen, gehören drei Dinge zum Betrieb: ein Testlauf nach jedem Update, eine Prüfung nach jedem Eintrag und eine Meldung, sobald ein Feld nicht gefunden wird. So fällt eine Änderung sofort auf und ist schnell angepasst.

Dürfen Roboter mit persönlichen Zugängen arbeiten?

Ein Roboter erhält einen eigenen, technischen Zugang mit genau den Rechten, die er braucht. Das macht im Protokoll sichtbar, welche Einträge vom Roboter stammen, und hält die Zugänge der Mitarbeitenden sauber getrennt.

Das Prinzip heißt Human in the Loop. Es sorgt dafür, dass die Menschen im Fachbereich die Kontrolle behalten und gleichzeitig spürbar entlastet werden. Die Entscheidung, eine Stufe weiterzugehen, trifft der Fachbereich auf Grundlage der Kennzahlen aus Kapitel 10.

Für die Mitarbeitenden ändert sich die Arbeit dabei zum Besseren. Statt Daten abzutippen, prüfen sie Vorschläge und kümmern sich um die Fälle, die ihr Urteil brauchen. Dieser Wandel gelingt am besten, wenn er offen besprochen wird, auch mit dem Betriebsrat. Wie das gut funktioniert, beschreibt unser Fachbeitrag zu Betriebsrat und KI.

Wie erkennt ein System, dass es unsicher ist?

Durch Prüfregeln und eine eigene Einschätzung. Feste Regeln prüfen, ob Summen stimmen und Pflichtfelder gefüllt sind. Zusätzlich kann die KI angeben, wie sicher sie sich bei einem Feld ist. Beides zusammen entscheidet, ob ein Fall durchläuft oder an einen Menschen geht.

Was verlangt der EU AI Act für solche Abläufe?

Für die meisten Automatisierungen in Verwaltung und Buchhaltung gelten die allgemeinen Pflichten, vor allem die Förderung der KI-Kompetenz der Beteiligten. Strengere Regeln gelten für Hochrisiko-Bereiche wie Personalauswahl. Einen Überblick gibt Baustein 14.

• Ein Ausnahmekorb. Ein fester Ort, an dem alle offenen Fälle liegen, mit Grund, bisherigen Angaben und Frist.
• Eine Ursache je Fall. Jede Ausnahme erhält eine kurze Begründung aus einer festen Liste: fehlende Bestellung, unleserlicher Beleg, neuer Lieferant und so weiter.
• Eine monatliche Auswertung. Die häufigsten Ursachen werden angesehen. Viele lassen sich mit einer neuen Regel oder einer Stammdatenpflege dauerhaft lösen.
• Ein Rückweg. Bearbeitete Ausnahmen laufen in den normalen Ablauf zurück und werden dort zu Ende geführt.

So wird der Ausnahmekorb zum Motor der Verbesserung. Mit jeder Runde wandert ein weiterer Fall in den automatischen Teil, und der Anteil der Vorgänge ohne Eingriff steigt. Diese Entwicklung ist planbar und in den Kennzahlen sichtbar.

Was passiert, wenn ein Zielsystem nicht erreichbar ist?

Der Vorgang wartet in einer Warteschlange und wird automatisch erneut versucht. Nach einer festgelegten Zahl von Versuchen geht eine Meldung an die zuständige Person. Kein Vorgang geht verloren, und nach der Störung läuft alles in der richtigen Reihenfolge weiter.

Wie verhindert man doppelte Verarbeitung?

Jeder Vorgang erhält beim Eingang eine eindeutige Kennung, und jeder Schritt prüft, ob er für diese Kennung bereits ausgeführt wurde. Das ist eine einfache Regel mit großer Wirkung, gerade bei Rechnungen und Bestellungen.

• Workflow-Plattformen. Werkzeuge wie n8n, Make oder Microsoft Power Automate verbinden Systeme über fertige Bausteine. n8n lässt sich auch auf eigenen Servern betreiben.
• RPA-Plattformen. Lösungen wie UiPath oder die RPA-Funktionen von Power Automate bedienen Oberflächen und bringen Verwaltung und Protokoll für Roboter mit.
• KI-Bausteine. Sprachmodelle über eine Schnittstelle, Dienste zur Belegerkennung und lokale Modelle für vertrauliche Daten.
• Funktionen im eigenen System. Viele ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme bringen eigene Automatisierungen mit, die sich gut mit einer Plattform ergänzen.

Eine Orientierung: Was im führenden System selbst gut lösbar ist, bleibt dort. Was mehrere Systeme verbindet, gehört auf eine Plattform. So bleibt die Lösung übersichtlich, und jede Regel steht an genau einer Stelle. Einen ausführlichen Überblick über KI-Werkzeuge gibt Baustein 03.

Cloud oder eigener Server?

Beides ist möglich. Cloud-Plattformen starten schnell und werden vom Anbieter gepflegt. Eigene Server behalten alle Daten im Haus und passen zu Abläufen mit vertraulichen Inhalten. Für KI-Schritte mit sensiblen Daten bietet sich ein Modell auf eigener Hardware an, wie auf unserer Seite zu lokaler KI beschrieben.

Wie vermeidet man Abhängigkeit von einem Anbieter?

Mit drei Festlegungen: Die Abläufe sind dokumentiert, die Regeln liegen lesbar vor, und die Daten bleiben in Ihren Systemen. Dann ist ein Wechsel der Plattform eine überschaubare Aufgabe. Plattformen mit offenem Format erleichtern das zusätzlich.

Wichtig ist der Ausgangswert. Er wird vor dem Start erhoben, am besten über einige Wochen, damit Schwankungen sichtbar werden. Ohne ihn bleibt die Wirkung eine Schätzung, mit ihm wird sie eine belegte Zahl, die auch die nächste Entscheidung trägt.

Eine ausführliche Anleitung mit Messplan und Vorlage bietet unser Fachbeitrag zur Wirkungsmessung. Wie Kennzahlen im laufenden Betrieb weitergeführt werden, beschreibt Baustein 10.

Welche Kennzahl ist die aussagekräftigste?

Der Anteil der Vorgänge ohne Eingriff, zusammen mit der Nacharbeit. Der erste Wert zeigt, wie viel das System übernimmt, der zweite, ob es das gut macht. Beide zusammen ergeben ein ehrliches Bild der Entlastung.

Wie rechnet man die Einsparung?

Heutige Bearbeitungszeit je Vorgang mal Menge, abzüglich der Zeit für Ausnahmen, Prüfung und Nacharbeit nach der Umstellung, abzüglich der Betriebskosten. Wichtig ist, die gewonnene Zeit einer Aufgabe zuzuordnen, damit die Entlastung im Alltag ankommt.

1. Erstgespräch. Kostenfrei. Wir sprechen über Ihre Abläufe und finden die Kandidaten mit dem größten Potenzial.
2. Scoping. Ein Workshop für 1.500 Euro, bei Beauftragung verrechnet. Wir nehmen den gewählten Ablauf auf, legen die Kennzahlen fest und schätzen den Aufwand.
3. Pilot. Ab etwa 5.000 Euro. Der Normalfall läuft automatisiert, mit Freigabe durch einen Menschen und gemessenen Ergebnissen.
4. Umsetzung. Ausnahmen, weitere Systeme, höhere Freigabestufen. Je nach Umfang zwischen 10.000 und 150.000 Euro.
5. Betrieb. Ausnahmekorb, Kennzahlen, Anpassungen. Auf Wunsch übernehmen wir die Betreuung.

Wie ein Vorhaben beauftragt und vertraglich gestaltet wird, steht in Baustein 07. Wie wir Abläufe über die Automatisierung hinaus verbessern, zeigt unsere Seite zur Prozessoptimierung.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Das hängt vor allem an der Zahl der Systeme und dem Zugang zu ihnen. Ein Pilot für einen klar abgegrenzten Ablauf mit vorhandenen Schnittstellen zeigt in der Regel nach wenigen Wochen erste Zahlen. Den genauen Zeitplan legen wir im Scoping fest.

Was brauchen wir intern für ein solches Vorhaben?

Eine Ansprechperson aus dem Fachbereich, die den Ablauf kennt, Zugänge zu den beteiligten Systemen und eine Person aus der IT für Fragen zu Schnittstellen und Sicherheit. Mit diesen drei Rollen läuft ein Vorhaben zügig und bleibt nah an der Praxis.