E-Rechnung und Belege
Pflichten, Formate und ein Rechnungseingang, der sich selbst bucht
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt die Pflicht zum Versand. Diese Seite fasst zusammen, was wann gilt, welche Formate passen, wie Empfang, Versand und Archivierung gelingen und wie KI den Rechnungseingang weiter entlastet.
Warum ist die E-Rechnung eine Chance für die Buchhaltung?
Weil sie das Abtippen beendet. Eine E-Rechnung kommt als Datensatz an, jede Angabe steht in einem festen Feld. Was früher erfasst, geprüft und korrigiert werden musste, steht sofort für Abgleich und Buchung bereit. Die gesetzliche Pflicht bringt damit eine Vereinfachung mit, von der jede Buchhaltung profitiert.
Der Zeitplan ist gestaffelt. Empfangen können müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Versand gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Wer jetzt plant, stellt in Ruhe um und nutzt die Vorteile früher.
Diese Seite geht die Umstellung durch: Zeitplan, Begriff, Formate, Ausnahmen, Empfang, Versand, Aufbewahrung, die Rolle der KI, der Umgang mit allen übrigen Belegen, ein Fahrplan und die Kennzahlen, an denen sich der Erfolg zeigt. Sie gibt den Stand der Auskünfte des Bundesfinanzministeriums wieder und ersetzt die steuerliche Beratung im Einzelfall nicht, sondern bereitet sie gut vor.
- Was seit 2025 gilt und was ab 2027 kommt
- Was eine E-Rechnung ausmacht
- XRechnung, ZUGFeRD oder EDI
- Welche Ausnahmen es gibt
- Wie der Empfang organisiert wird
- Wie der Versand gelingt
- Wie E-Rechnungen aufbewahrt werden
- Welche Rolle KI bei Belegen spielt
- Belege, die keine E-Rechnung sind
- In welcher Reihenfolge umgestellt wird
- Woran eine gelungene Umstellung erkennbar ist
Was gilt seit 2025 und was kommt ab 2027?
Empfang seit 2025, Versand gestaffelt bis 2028.
Empfangen können müssen alle, versenden müssen zuerst die Größeren. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Die Pflicht zum Versand folgt in zwei Stufen, 2027 und 2028. Grundlage ist die Neufassung des Umsatzsteuergesetzes durch das Wachstumschancengesetz.
| Zeitraum | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | Papier und andere Formate sind weiter zulässig, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers |
| Ab 1. Januar 2027 | Empfang wie bisher | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| Im Jahr 2027 | Empfang wie bisher | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen noch andere Rechnungen ausstellen; EDI-Verfahren bleiben für alle nutzbar |
| Ab 1. Januar 2028 | Empfang wie bisher | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen im Inland, zwischen Unternehmen |
Maßgeblich für die Stufe 2027 ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst und können weiter so gestellt werden wie bisher.
Für die Planung bedeutet das: Der Empfang ist heute schon Alltag, und jede E-Rechnung, die ankommt, kann direkt automatisiert verarbeitet werden. Der Versand lässt sich in Ruhe vorbereiten, am besten mit einem Testbetrieb bei einigen Kunden, lange vor dem Stichtag.
Kann ein Kunde eine E-Rechnung ablehnen?
Sobald die Pflicht zur Ausstellung greift, ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen der Normalfall, und der Empfänger muss sie annehmen können. In der Übergangszeit können Sie mit Ihren Kunden abstimmen, in welchem Format sie Rechnungen erhalten möchten. Viele Kunden freuen sich über eine frühe Umstellung, weil sie selbst davon profitieren.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Für Rechnungen an Kunden im Ausland gelten die bisherigen Regeln. Auf europäischer Ebene ist mit dem Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ eine weitere Vereinheitlichung beschlossen, die in den kommenden Jahren schrittweise wirksam wird.
Was ist eine E-Rechnung und was unterscheidet sie vom PDF?
Strukturierte Daten nach europäischer Norm.
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den eine Software direkt lesen kann. Sie wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Jede Angabe steht in einem festen Feld: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen.
Eine PDF-Datei zeigt dieselben Angaben, aber als Bild für Menschen. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums fällt ein einfaches PDF deshalb nicht unter die Definition der E-Rechnung, sondern gilt als sonstige Rechnung. In der Übergangszeit ist sie mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig.
Der Vorteil des Datensatzes liegt auf der Hand: Was früher abgetippt oder mit Belegerkennung ausgelesen werden musste, steht jetzt sofort in Feldern bereit. Damit wird der Rechnungseingang zu einem der Bereiche, die sich am weitesten automatisieren lassen.
Was ist eine hybride Rechnung?
Eine Datei, die einen lesbaren Teil und einen strukturierten Teil verbindet, wie bei ZUGFeRD: ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei hybriden Rechnungen der strukturierte Teil führend. Beide Teile sollten deshalb aus derselben Quelle erzeugt werden, damit sie übereinstimmen.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz, nur in festen Feldern. Die Norm EN 16931 legt fest, wo welche Angabe steht. Eine gute Software prüft beim Erstellen, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind, und verhindert so Rückfragen beim Kunden.
Welches Format passt: XRechnung, ZUGFeRD oder EDI?
Drei Wege, die alle den Anforderungen entsprechen.
XRechnung und ZUGFeRD sind die in Deutschland üblichen Formate. Beide erfüllen nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für feste Handelsbeziehungen kommt EDI hinzu.
| Format | Aufbau | Passt besonders für |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, automatische Verarbeitung |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Menschen und Maschinen lesbar | Geschäftskunden, die Rechnungen auch ansehen möchten; Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht |
| EDI-Verfahren | Etablierter elektronischer Datenaustausch zwischen festen Geschäftspartnern | Bestehende Handelsbeziehungen mit hohem Volumen, übergangsweise bis Ende 2027 ohne Anpassung |
Für den Versand empfiehlt sich oft ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher. Es erfüllt die Anforderungen und bleibt für Kunden lesbar, die ihre Rechnungen noch ansehen möchten. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung der gewohnte Weg.
Für den Empfang gilt: Ihre Software sollte alle gängigen Formate annehmen können. Welches Format ein Lieferant wählt, entscheidet er. Ein guter Eingangsprozess verarbeitet XRechnung, ZUGFeRD und in der Übergangszeit auch PDF und Papier in einem gemeinsamen Ablauf.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Adresse, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende E-Rechnungen ihrer zuständigen Stelle zuordnen. Wer an Behörden liefert, erhält sie vom Auftraggeber und trägt sie in jede Rechnung ein. Im Stammdatensatz des Kunden hinterlegt, wird sie automatisch übernommen.
Braucht man eine eigene Plattform wie Peppol?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen genügt nach heutigem Stand der Versand per E-Mail. Netzwerke wie Peppol bieten zusätzlich eine gesicherte Zustellung und sind bei einigen öffentlichen Auftraggebern üblich. Ob sich ein Anschluss lohnt, hängt an Ihren Kunden und Mengen.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Kleinbeträge, Fahrausweise, Privatkunden und Kleinunternehmer.
Die Ausnahmen betreffen den Versand, der Empfang gilt für alle. Auch Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sollten sie seit 2025 annehmen und verarbeiten können.
- Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag können weiter auf Papier oder in einem anderen Format gestellt werden.
- Fahrausweise. Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sind ausgenommen.
- Privatkunden. Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht nicht erfasst.
- Kleinunternehmer. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sollten sie aber empfangen können.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen. Für einige steuerfreie Umsätze gelten eigene Regeln; hier lohnt ein Blick in die Übersicht des Bundesfinanzministeriums.
Auch wo eine Ausnahme greift, ist die E-Rechnung freiwillig möglich. Viele Unternehmen stellen deshalb einheitlich um, weil ein gemeinsamer Ablauf für alle Rechnungen einfacher ist als zwei getrennte Wege.
Was gilt für Tankquittungen und Kassenbons?
Sie fallen in der Regel unter die Kleinbetragsrechnungen und dürfen weiter auf Papier oder als Bild kommen. Für die Buchhaltung bleiben sie damit Belege, die gelesen werden müssen, und genau dort hilft KI, wie Kapitel 08 zeigt.
Lohnt die E-Rechnung auch dort, wo sie freiwillig ist?
Häufig ja. Ein einheitlicher Ablauf für alle Rechnungen ist einfacher zu betreiben als zwei getrennte Wege, und Kunden, die selbst schon automatisiert buchen, schätzen einen Datensatz. Für Kleinunternehmer bietet sich die freiwillige E-Rechnung vor allem gegenüber großen Geschäftskunden an.
Wie organisiert man den Empfang von E-Rechnungen?
Ein Postfach, eine Prüfkette, ein gemeinsamer Ablauf.
Der Empfang beginnt mit einer festen Adresse. Eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen, den Lieferanten mitgeteilt, bündelt alle Eingänge an einer Stelle. Von dort übernimmt ein Workflow jede Rechnung in die Prüfung.
| Prüfstufe | Frage | Wie sie erfolgt |
|---|---|---|
| Format | Ist die Datei technisch ein gültiges Format nach EN 16931? | Automatisch, durch die Prüfsoftware beim Eingang |
| Geschäftsregeln | Passen die Angaben zueinander, etwa Summen, Steuersätze und Pflichtfelder? | Automatisch, nach den Regeln der Norm |
| Inhalt | Stimmen Leistung, Menge, Preis und Empfänger mit Bestellung und Wareneingang? | Abgleich mit dem ERP, Abweichungen an einen Menschen |
Die drei Stufen folgen der Einteilung, die das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 für Fehler vorsieht: Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler. Die ersten beiden prüft die Software automatisch, die dritte ist die gewohnte sachliche Prüfung. Das Ergebnis jeder Prüfung wird zum Beleg abgelegt.
Für die Menschen in der Buchhaltung wird die E-Rechnung über eine Ansicht lesbar gemacht, die die Felder übersichtlich darstellt. So bleibt die Arbeit vertraut, und die Daten fließen gleichzeitig ohne Abtippen in die Buchung.
Was passiert mit einer fehlerhaften E-Rechnung?
Sie geht mit dem Prüfergebnis an den Lieferanten zurück, verbunden mit der Bitte um Korrektur. Bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern ist das wichtig, weil sie den Vorsteuerabzug betreffen können. Eine automatische Rückmeldung mit dem konkreten Fehler spart beiden Seiten Zeit.
Wie teilt man Lieferanten die neue Adresse mit?
Mit einem kurzen Schreiben an alle aktiven Lieferanten, am besten zusammen mit dem gewünschten Format. Die Adresse gehört außerdem in Bestellungen und Stammdaten. Der Zähler aus Kapitel 11 zeigt, wie schnell die Umstellung bei den Lieferanten vorankommt.
Wie bereitet man den Versand von E-Rechnungen vor?
Software, Stammdaten und ein Testlauf mit Kunden.
Der Versand ist vor allem eine Frage der Stammdaten. Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme können E-Rechnungen erzeugen. Damit sie beim Kunden sauber ankommen, braucht es vollständige Kundendaten und die richtige Zieladresse.
- Software prüfen. Kann Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD im passenden Profil erzeugen? Oft ist das ein Update oder ein Zusatzmodul.
- Stammdaten ergänzen. Rechnungsadresse für E-Rechnungen, gewünschtes Format, Käuferreferenz und bei Behörden die Leitweg-ID.
- Pflichtfelder sicherstellen. Die Software sollte vor dem Versand prüfen, ob alle Angaben vollständig sind.
- Testbetrieb. Einige Kunden erhalten E-Rechnungen vor dem Stichtag und geben Rückmeldung. So fallen Unstimmigkeiten früh auf.
- Archivierung mitdenken. Auch ausgehende Rechnungen werden im strukturierten Format aufbewahrt.
Wer den Versand früh vorbereitet, gewinnt doppelt: Kunden erhalten Rechnungen, die sie direkt verarbeiten können, und bezahlen oft schneller. Außerdem verteilt sich der Aufwand der Umstellung, statt sich kurz vor dem Stichtag zu ballen.
Was, wenn das eigene System keine E-Rechnung erzeugen kann?
Dann gibt es drei Wege: ein Update des Systems, ein Zusatzdienst, der aus den vorhandenen Rechnungsdaten eine E-Rechnung erzeugt, oder der Wechsel auf eine Buchhaltungslösung, die es kann. Welcher Weg passt, hängt an der Menge und daran, wie lange das bestehende System noch genutzt werden soll.
Wie gehen wir mit Gutschriften und Korrekturen um?
Gutschriften und Rechnungskorrekturen folgen denselben Regeln wie Rechnungen und werden ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt, sobald die Pflicht greift. Gute Software verknüpft die Korrektur mit der ursprünglichen Rechnung, damit beim Kunden der Zusammenhang automatisch erkennbar ist.
Wie werden E-Rechnungen richtig aufbewahrt?
Acht Jahre, im strukturierten Format, nachvollziehbar.
Aufbewahrt wird der Datensatz, so wie er angekommen ist. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine lesbare Ansicht kann zusätzlich abgelegt werden.
- Frist. Acht Jahre für Rechnungen, seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.
- Original. Die XML-Datei bleibt unverändert. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend.
- Prüfergebnis. Das Ergebnis der Prüfung beim Eingang wird zum Beleg abgelegt und dokumentiert die Sorgfalt.
- Verfahrensdokumentation. Eine Beschreibung, wie Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden, gehört zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Eine erfreuliche Klarstellung enthält die Auskunft des Bundesfinanzministeriums: Allein die Speicherung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems stellt regelmäßig keinen Verstoß dar. Für die umsatzsteuerlichen Zwecke genügt es, den strukturierten Teil unverändert aufzubewahren. Für die übrigen Zwecke der Buchführung gelten die bekannten Grundsätze weiter.
Für Ihren Einzelfall stimmen Sie die Archivierung bitte mit Ihrer Steuerberatung ab. Diese Seite gibt den Stand der Auskünfte des Bundesfinanzministeriums vom September 2026 wieder.
Dürfen E-Rechnungen für die Buchung umgewandelt werden?
Ja, für die Verarbeitung dürfen Daten in ein internes Format übernommen werden. Aufbewahrt wird aber zusätzlich das Original. So bleibt nachweisbar, welche Rechnung eingegangen ist, und die Buchhaltung kann trotzdem mit ihren gewohnten Werkzeugen arbeiten.
Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Eine verständliche Beschreibung des Weges einer Rechnung: über welche Kanäle sie eingeht, wie sie geprüft wird, wer freigibt, wie gebucht und wo archiviert wird. Werden KI-Vorschläge genutzt, gehört dazu, wie diese entstehen und wer sie bestätigt. Eine gepflegte Dokumentation erleichtert jede Prüfung und die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.
Welche Rolle spielt KI im Rechnungseingang mit E-Rechnung?
Das Lesen ist gelöst, jetzt zählt das Urteil.
Die E-Rechnung verschiebt den Wert der KI. Wo früher das Auslesen von Belegen die Hauptaufgabe war, liefert die E-Rechnung die Felder fertig. KI wirkt nun an den Stellen, die bisher die meiste Arbeitszeit gebunden haben: Zuordnen, Kontieren, Abweichungen klären.
| Aufgabe | Was die KI beiträgt | Wie der Mensch beteiligt ist |
|---|---|---|
| Kontierung | Sachkonto und Kostenstelle vorschlagen, auf Grundlage früherer Buchungen | Buchhaltung bestätigt, bis die Vorschläge zuverlässig tragen |
| Zuordnung | Rechnung zu Bestellung, Vertrag oder Projekt zuordnen, auch bei unvollständigem Bezug | Vorschlag mit Begründung |
| Abweichungen | Ursache einer Differenz einschätzen: Teillieferung, Preisänderung, Doppelberechnung | Vorschlag an die zuständige Person |
| Sonstige Belege | Kassenbons, Reisekosten, ausländische Rechnungen, Papier aus der Übergangszeit lesen | Felder erkennen, Prüfregeln anwenden |
| Rückfragen | Rückfrage an Lieferanten formulieren, wenn Angaben fehlen | Entwurf, Versand nach Freigabe |
Das Zusammenspiel folgt dem Muster aus Baustein 12: Ein Workflow nimmt die E-Rechnung an und prüft sie nach festen Regeln, die KI ergänzt Einschätzungen, wo Ermessen gefragt ist, und ein Mensch gibt frei, solange die Zahlen noch keine höhere Stufe tragen. Das Ergebnis ist ein Rechnungseingang, der die meisten Belege ohne Eingriff bucht und die übrigen gut vorbereitet vorlegt.
Wie ein solcher Rechnungseingang Schritt für Schritt aufgebaut wird, beschreibt unser Fachbeitrag zum Rechnungseingang. Einen Überblick über KI in Buchhaltung und Controlling bietet der Beitrag zum Rechnungswesen.
Woher lernt die KI die richtige Kontierung?
Aus Ihren bisherigen Buchungen. Rechnungen desselben Lieferanten, ähnliche Positionen und die Kostenstelle der Bestellung ergeben einen gut begründeten Vorschlag. Die Buchhaltung bestätigt oder korrigiert, und jede Korrektur verbessert die nächsten Vorschläge.
Darf eine KI Rechnungen selbstständig freigeben?
Technisch ja, organisatorisch entscheiden Sie. Bewährt hat sich, mit Vorschlägen zu beginnen und die Freigabe für klar definierte Fälle zu öffnen, etwa Rechnungen mit exakt passender Bestellung und Wareneingang. Das interne Kontrollsystem legt fest, welche Fälle das sind.
Was ist mit Belegen, die keine E-Rechnung sind?
Kassenbons, Reisekosten, Auslandsrechnungen, Lieferscheine.
Auch nach 2028 bleiben viele Belege unstrukturiert. Kleinbeträge, Fahrausweise, Rechnungen ausländischer Lieferanten, Reisekostenbelege und Lieferscheine kommen weiter als Papier, Foto oder PDF. Hier bleibt die Belegerkennung mit KI der Schlüssel zur Automatisierung.
- Reisekosten. Belege per Foto erfassen, Beträge und Steuersätze erkennen, der Reise zuordnen, gegen die Reisekostenrichtlinie prüfen.
- Auslandsrechnungen. Rechnungen in anderen Sprachen und Formaten lesen und in die gewohnte Struktur übertragen.
- Lieferscheine. Positionen erkennen und mit Bestellung und Rechnung abgleichen, für eine vollständige Prüfung.
- Verträge und Vereinbarungen. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen erkennen und für den Abgleich bereitstellen.
Ein gemeinsamer Eingang für alle Belegarten ist dabei der eleganteste Weg. E-Rechnungen werden direkt gelesen, alle anderen Belege laufen durch die Erkennung, und ab dort ist der Ablauf für alle gleich. So gibt es einen Ort, an dem der Status jedes Belegs sichtbar ist.
Wie sicher ist die Erkennung bei Fotos von Kassenbons?
Moderne Modelle lesen auch zerknitterte oder schräg fotografierte Bons gut. Feste Prüfregeln ergänzen das: Stimmt die Summe der Positionen, passt der Steuersatz, liegt das Datum im Reisezeitraum? Auffällige Belege gehen an einen Menschen, alle anderen laufen durch.
Können Mitarbeitende Belege direkt vom Smartphone einreichen?
Ja, und das ist für Reisekosten der bequemste Weg. Ein Foto in einer App oder per E-Mail an eine feste Adresse genügt, der Rest läuft automatisch. Für die Aufbewahrung gelten die Regeln zum ersetzenden Scannen, die Ihre Steuerberatung für Ihr Haus festlegt.
In welcher Reihenfolge stellt man um?
Ein Fahrplan in sechs Schritten.
Zuerst den Eingang, dann den Versand, dann die Automatisierung. Diese Reihenfolge nutzt, dass der Empfang bereits Pflicht ist, und bereitet den Versand in Ruhe vor.
- Bestand aufnehmen. Welche Systeme sind beteiligt, wie viele Rechnungen gehen ein und aus, welche Lieferanten und Kunden machen den größten Teil aus?
- Empfang einrichten. Rechnungsadresse, Prüfsoftware, lesbare Ansicht, Übernahme in die Buchhaltung.
- Lieferanten informieren. Adresse und gewünschtes Format mitteilen, Fortschritt zählen.
- Versand vorbereiten. Software, Stammdaten, Testbetrieb mit einigen Kunden.
- Automatisieren. Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, KI-Vorschläge für Kontierung und Abweichungen, Freigabestufen.
- Archiv und Dokumentation. Aufbewahrung im Original, Prüfergebnisse, Verfahrensdokumentation.
Wir begleiten diesen Weg von der Aufnahme bis zum Betrieb. Das Erstgespräch ist kostenfrei; im Scoping-Workshop für 1.500 Euro, der bei Beauftragung verrechnet wird, entstehen Bestandsaufnahme, Fahrplan und Aufwandsschätzung. Ein Pilot für den automatisierten Eingang ist ab etwa 5.000 Euro möglich.
Womit beginnt man bei knappen Ressourcen?
Mit den Lieferanten, die den größten Teil der Rechnungen stellen. Wenige Lieferanten machen oft einen großen Teil der Belege aus. Wer diese zuerst auf E-Rechnung umstellt und automatisiert verarbeitet, erreicht mit wenig Aufwand eine spürbare Entlastung.
Wer sollte bei der Umstellung beteiligt sein?
Die Buchhaltung als fachlich verantwortliche Stelle, die IT für Software und Schnittstellen, der Einkauf für die Kommunikation mit Lieferanten und die Steuerberatung für Archivierung und Verfahrensdokumentation. Eine Person hält die Fäden zusammen, am besten aus der Buchhaltung.
Woran erkennt man eine gelungene Umstellung?
Fünf Kennzahlen für Eingang und Zahlung.
Eine gelungene Umstellung zeigt sich in der Zeit bis zur Zahlung. Wenn Rechnungen schneller geprüft, gebucht und freigegeben werden, werden Skonti häufiger genutzt, Rückfragen seltener und die Buchhaltung hat mehr Zeit für Auswertung und Beratung.
| Kennzahl | Was sie zeigt | Woher der Wert kommt |
|---|---|---|
| Anteil E-Rechnungen im Eingang | Wie weit die Umstellung bei Ihren Lieferanten ist | Zähler nach Eingangskanal |
| Anteil ohne Eingriff | Rechnungen, die ohne manuelle Bearbeitung gebucht werden | Protokoll des Rechnungsworkflows |
| Durchlaufzeit | Tage vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe | Zeitstempel im System |
| Genutzte Skonti | Wie oft die Frist für Skonto erreicht wird | Zahlungsläufe, vorher und nachher |
| Rückfragen je Monat | Wie oft Angaben fehlen oder abweichen | Ausnahmekorb, nach Ursache sortiert |
Die Werte werden vor der Umstellung einmal erhoben und danach monatlich. So wird die Wirkung sichtbar und lässt sich intern belegen. Eine Anleitung dazu bietet unser Fachbeitrag zur Wirkungsmessung.
Welche Kennzahl überzeugt die Geschäftsführung am schnellsten?
Die genutzten Skonti. Sie sind direkt in Euro messbar und zeigen, dass der schnellere Durchlauf sich unmittelbar auszahlt. Zusammen mit der Durchlaufzeit ergibt sich ein klares Bild, das keine lange Erklärung braucht.
Wie schnell zeigen sich die Effekte?
Beim Empfang sofort mit jeder E-Rechnung, die ohne Abtippen übernommen wird. Die volle Wirkung entfaltet sich, wenn der Anteil der E-Rechnungen im Eingang wächst und die Automatisierung für Abgleich und Kontierung steht. Die monatlichen Werte machen diesen Verlauf sichtbar.
Wir bauen einen Eingang für alle Belege, E-Rechnung, PDF, Papier und Foto in einem Ablauf.
So gibt es einen Ort, an dem jeder Beleg sichtbar ist, und die Automatisierung wächst mit jeder Rechnung, die als Datensatz ankommt.
Fragen zur E-Rechnung
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gilt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht erfasst.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine reine PDF-Datei ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, weil ihr das strukturierte Format fehlt. Eine E-Rechnung ist eine Datei nach der europäischen Norm EN 16931, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet beides: ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Für die Verarbeitung brauchen Sie zusätzlich eine Software, die die XML-Datei lesbar darstellt, prüft und in Ihre Buchhaltung übernimmt. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bringen diese Funktion inzwischen mit.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Teil führend. Stimmen Sie die Einzelheiten Ihrer Archivierung bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.
Braucht man mit der E-Rechnung noch KI?
Die E-Rechnung liefert die Angaben bereits als Datensatz, das Lesen ist damit gelöst. KI wirkt dann an den Stellen, die Urteil brauchen: Kontierung, Zuordnung zu Bestellung und Projekt, Einschätzung von Abweichungen und die Verarbeitung aller Belege, die keine E-Rechnung sind, etwa Kassenbons, Reisekosten und Rechnungen aus dem Ausland.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung und automatisierten Rechnungseingang?
Das hängt von Ihren Systemen und Mengen ab. Das Erstgespräch ist kostenfrei. Im Scoping-Workshop für 1.500 Euro, der bei Beauftragung verrechnet wird, nehmen wir Eingang und Versand auf und schätzen den Aufwand. Ein klar abgegrenzter Pilot ist ab etwa 5.000 Euro möglich, Umsetzungsprojekte liegen je nach Umfang zwischen 10.000 und 150.000 Euro.
Welche Beiträge vertiefen dieses Thema?
Fachbeiträge mit Stand der Angaben und Quellen, die einzelne Kapitel dieser Seite weiterführen.
Worauf stützt sich diese Seite?
Stand der Angaben: September 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.
Wie weit ist Ihr Rechnungseingang?
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Systeme, Mengen und Lieferanten. Sie erhalten eine Einschätzung, wie Empfang und Versand am besten umgestellt werden und wo die Automatisierung am schnellsten wirkt.