KI in Großhandel und Logistik
Aufträge, Belege und Bestand aus einem Guss

In allen Aufgaben gilt dasselbe Prinzip: Die KI legt einen Vorschlag vor, Ihr Team gibt frei. Was eindeutig ist, läuft nach kurzer Zeit ohne Eingriff durch. Abweichungen gehen mit dem zugehörigen Beleg an die zuständige Person.

Für welche Betriebe eignet sich das?

Für Großhändler, Fachhändler mit Lager, Hersteller mit eigenem Vertrieb und Logistikdienstleister. Entscheidend ist ein regelmäßiger Strom an Belegen und ein System, in dem Aufträge, Bestand und Stammdaten geführt werden.

Welche Aufgabe bringt am schnellsten ein Ergebnis?

Die Auftragserfassung. Bestellungen kommen täglich, die Regeln für die Zuordnung stehen im Artikelstamm, und jede übernommene Position spart Tipparbeit. Die Wirkung lässt sich früh in Zahlen zeigen.

Der wichtigste Baustein ist die Zuordnung der Artikel. Kunden bestellen mit ihren eigenen Nummern, mit Ihren Nummern oder mit einer Beschreibung. Die KI nutzt alle drei Wege und merkt sich bestätigte Zuordnungen je Kunde. Mit jeder Bestellung wächst so der Anteil der Positionen, die auf Anhieb passen.

Die Technik für das Lesen der Dokumente heißt Belegerkennung. Wie ein solcher Ablauf Schritt für Schritt aufgebaut wird, beschreibt Baustein 12.

Was geschieht bei unklaren Positionen?

Sie werden markiert und mit Vorschlägen vorgelegt, etwa den drei wahrscheinlichsten Artikeln. Der Innendienst wählt aus, und die Entscheidung wird als Regel für diesen Kunden gespeichert.

Werden auch Bestellungen per Telefon erfasst?

Ja, über eine Mitschrift oder eine kurze Notiz des Innendienstes. Die KI überträgt die Angaben in denselben Auftragsvorschlag, sodass alle Eingangswege in einem Ablauf zusammenlaufen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere Referenz Rechnungseingang und Lager aus dem Handel mit Lagerhaltung: KI-gestützte Belegerkennung und ein vollständiger Abgleich an Stelle von Stichproben.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Strukturierte Rechnungen erleichtern den Abgleich zusätzlich, weil jede Position bereits als Datenfeld ankommt. Pflichten, Formate und Fahrplan stehen in Baustein 13.

Welche Toleranzen sind sinnvoll?

Die, die Ihr Einkauf heute schon anwendet. Kleine Abweichungen bei Menge oder Preis werden bis zu einer festgelegten Grenze automatisch akzeptiert, alles darüber geht zur Prüfung. Die Grenzen legen Sie je Lieferant oder Warengruppe fest.

Was geschieht mit Teillieferungen?

Die KI ordnet jede Lieferung der Bestellung zu und führt die offene Restmenge mit. Die Rechnung wird gegen die tatsächlich eingegangene Menge geprüft, auch wenn eine Bestellung in mehreren Teilen kommt.

• Kataloge einlesen. Preislisten und Datenblätter der Lieferanten werden in das eigene Schema übertragen.
• Attribute ergänzen. Maße, Material, Normen und Verpackungseinheiten werden aus Texten und Tabellen gelesen.
• Schreibweisen vereinheitlichen. Einheiten, Bezeichnungen und Abkürzungen folgen einer Regel.
• Dubletten melden. Artikel und Lieferanten, die doppelt angelegt sind, werden mit Begründung vorgelegt.
• Texte erstellen. Artikelbeschreibungen für Shop und Katalog entstehen aus den Attributen.

In unserer Referenz Ausschreibungen und PIM arbeitet ein eigenes Produktinformationssystem mit lokalen Modellen. Welche Voraussetzungen Daten für KI erfüllen sollten und in welcher Reihenfolge ein Bestand geordnet wird, beschreibt Baustein 06.

Wie viele Artikel lassen sich so pflegen?

Die Menge ist für die KI zweitrangig, die Freigabe bestimmt das Tempo. Bewährt hat sich, mit einer Warengruppe zu beginnen, die Regeln dort zu schärfen und sie danach auf weitere Gruppen zu übertragen.

Wer entscheidet bei widersprüchlichen Angaben?

Eine festgelegte Rangfolge der Quellen, etwa Datenblatt des Herstellers vor Katalog des Händlers. Bleibt ein Widerspruch bestehen, geht er mit beiden Fundstellen an das Produktmanagement.

1. Anfrage verstehen. Positionen, Mengen, Wunschtermin und besondere Anforderungen werden aus dem Text gelesen.
2. Artikel zuordnen. Auch bei Beschreibungen, Fremdnummern und Alternativen.
3. Konditionen anwenden. Preisliste, Staffel und Kundenkondition kommen aus dem System.
4. Verfügbarkeit nennen. Bestand und Lieferzeit stehen je Position im Entwurf.
5. Entwurf schreiben. Im Ton des Hauses, mit Anschreiben und allen Positionen.

Preise und Rabatte legt weiterhin Ihr Vertrieb fest. Die KI wendet die hinterlegten Konditionen an und markiert Positionen, bei denen eine Entscheidung gefragt ist, etwa bei großen Mengen oder neuen Artikeln.

Kann die KI Alternativen vorschlagen?

Ja. Ist ein Artikel knapp oder ausgelaufen, schlägt sie hinterlegte Nachfolger und gleichwertige Artikel vor und nennt die Unterschiede. Der Vertrieb entscheidet, was ins Angebot kommt.

Wie hilft KI bei Ausschreibungen?

Sie durchsucht Portale, sortiert passende Ausschreibungen vor und stellt die Anforderungen zusammen. In unserer Referenz Ausschreibungen und PIM übernimmt das ein KI-gestützter Crawler mit eigenständiger Relevanzentscheidung.

• Bestellvorschläge erklären. Warum eine Menge vorgeschlagen wird, steht in einem Satz daneben.
• Ausreißer melden. Ungewöhnliche Abgänge, lange Liegezeiten und auffällige Lieferzeiten werden früh sichtbar.
• Lieferanten anschreiben. Terminanfragen und Erinnerungen liegen als Entwurf bereit.
• Auskunft geben. Fragen wie die nach den Artikeln mit Reichweite unter zwei Wochen beantwortet das System direkt aus den Daten.

Die Grundlage ist eine saubere Historie: Abgänge je Artikel, Lieferzeiten je Lieferant, Aktionen und Sondereffekte gekennzeichnet. Mit dieser Basis liefert schon ein einfaches Verfahren gute Vorschläge, und die Disposition gewinnt Zeit für die Artikel, die Aufmerksamkeit brauchen.

Brauchen wir dafür ein neues Dispositionssystem?

In der Regel bleibt das vorhandene System. Die KI setzt auf dessen Daten und Vorschlägen auf und ergänzt Erklärung, Auswertung und Kommunikation.

Wie viel Historie ist nötig?

Für gängige Artikel genügt eine Historie, die einen vollen Jahreslauf mit seinen Schwankungen abbildet, sauber gebucht. Für neue Artikel helfen vergleichbare Artikel derselben Warengruppe als Anhaltspunkt.

• Frachtpapiere lesen. Absender, Empfänger, Packstücke, Gewichte und Referenzen werden als Daten übernommen.
• Wareneingang vorbereiten. Avisierte Lieferungen stehen mit Positionen und Mengen bereit, bevor der Lkw eintrifft.
• Status mitteilen. Kunden und Innendienst erhalten Auskunft aus Auftrags- und Sendungsdaten.
• Abweichungen dokumentieren. Schäden und Fehlmengen werden mit Foto und Text aufgenommen und dem Vorgang zugeordnet.
• Unterlagen zusammenstellen. Die Dokumente einer Sendung liegen vollständig und geordnet vor.

Die Verordnung (EU) 2020/1056 über elektronische Frachtbeförderungsinformationen schafft dafür einen einheitlichen Rahmen. Ab dem 9. Juli 2027 nehmen die Behörden der Mitgliedstaaten Frachtinformationen in elektronischer Form entgegen. Für Unternehmen ist dieser Weg freiwillig, Papierdokumente bleiben zulässig. Wer seine Frachtpapiere heute schon als Daten führt, ist darauf gut vorbereitet.

Lohnt sich das auch ohne eigene Flotte?

Ja. Die Papiere fallen bei jedem Versand an, ob mit eigenem Fuhrpark oder über Speditionen und Paketdienste. Der Nutzen liegt im Abgleich mit Auftrag und Rechnung und in der schnellen Auskunft.

Kann KI Touren planen?

Für die Tourenplanung selbst gibt es spezialisierte Verfahren und Programme. Sprachmodelle ergänzen sie an den Rändern: Sie lesen Aufträge ein, erklären Pläne und bereiten die Abstimmung mit Fahrern und Kunden vor.

• Lieferstatus. Wo ist die Sendung, wann kommt die Restmenge.
• Verfügbarkeit. Bestand, Lieferzeit und Alternativen zu einem Artikel.
• Belege. Rechnungskopie, Lieferschein und Auftragsbestätigung auf Anfrage.
• Reklamation aufnehmen. Artikel, Menge, Fehlerbild und Fotos werden erfasst und an die zuständige Person gegeben.
• Produktfragen. Technische Daten und Datenblätter aus dem Artikelstamm.

Der Einstieg gelingt intern am besten: Der Assistent unterstützt zuerst den Innendienst mit Auskunft und Antwortvorschlägen. Ein Zugang für Kunden folgt, wenn die Antworten im Alltag überzeugen. Kanäle, Übergaberegeln und Kennzahlen beschreibt Baustein 16.

Sieht jeder Kunde nur seine eigenen Daten?

Ja. Der Assistent arbeitet mit den Rechten des angemeldeten Kunden und liest ausschließlich dessen Aufträge, Belege und Konditionen.

Wer entscheidet über Gutschriften und Kulanz?

Ihr Team. Der Assistent nimmt die Reklamation vollständig auf und stellt Auftrag, Lieferung und Fotos zusammen. Die Entscheidung trifft ein Mensch auf dieser Grundlage.

• Schnittstelle des Systems. Der direkte und stabilste Weg für Aufträge, Belege und Stammdaten.
• Im- und Export. Geregelte Dateien für Systeme, die damit am besten arbeiten.
• Postfach und Dokumentenablage. Eingehende E-Mails und Scans werden gelesen und dem Vorgang zugeordnet.
• Testumgebung. Neue Abläufe werden zuerst mit echten Daten außerhalb des laufenden Betriebs erprobt.

Zwei Referenzen zeigen, worauf es bei der Anbindung ankommt. Bei Sunpoint wurde die Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Shop auf die systemeigene REST-Schnittstelle umgestellt, zuvor entstand eine Testumgebung mit eigenem Übernahmeweg. Bei IronMaxx verbindet eine SAP-Schnittstelle den Onlineshop mit Bestellabwicklung und Datenabgleich.

Für die Anbindung mehrerer Systeme eignet sich das Model Context Protocol. Aufbau, Rechte und Freigaben beschreibt Baustein 15.

Müssen wir das ERP wechseln?

In aller Regel bleibt es. Die KI ergänzt das vorhandene System um das Lesen, Zuordnen und Vorbereiten. Ein Wechsel ist eine eigene Entscheidung, die sich an Ihren Abläufen orientiert.

Wie bleibt der laufende Betrieb geschützt?

Durch eine Testumgebung und einen Start in Stufen. Zuerst legt die KI nur Vorschläge an, die ein Mensch freigibt. Erst wenn die Quote der richtigen Vorschläge überzeugt, laufen eindeutige Fälle automatisch durch.

Bei einem Modell auf eigener Hardware bleiben alle Daten im Haus. Wie ein solcher Betrieb aussieht, zeigt unsere Seite zu lokaler KI. Für Cloud-Modelle sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Verarbeitung in der EU und der vertragliche Ausschluss der Nutzung zum Training die drei Punkte, auf die es ankommt.

Dürfen Lieferantenpreise in ein Cloud-Modell?

Mit einem Geschäftskundenvertrag, der die Nutzung zum Training ausschließt, ist das vertretbar. Wer ganz sichergehen möchte, verarbeitet Preise und Kalkulation auf eigener Hardware und nutzt die Cloud für Artikeltexte und allgemeine Aufgaben.

Wer legt die Zuordnung fest?

Geschäftsführung, Einkauf und IT gemeinsam, einmal und schriftlich. Eine Seite mit Datenarten und Betriebswegen genügt und wird Teil der KI-Richtlinie Ihres Hauses.

Erheben Sie die Ausgangswerte über einige Wochen an echten Vorgängen. Die Automatisierungsquote in der Auftragserfassung zeigt dann Monat für Monat, wie viele Positionen ohne Korrektur durchlaufen. Wie Kennzahlen gewählt werden, beschreibt unser Fachbeitrag Wirkung von KI-Projekten messen.

Welche Kennzahl überzeugt die Geschäftsführung?

Die Durchlaufzeit je Auftrag zusammen mit der Abgleichquote. Die erste zeigt die Geschwindigkeit im Vertrieb, die zweite die Sicherheit im Einkauf. Beide sind leicht zu erheben und sofort verständlich.

Wie oft wird gemessen?

Monatlich, aus den Daten, die im System ohnehin entstehen. Eine kurze Übersicht genügt, ergänzt um eine Stichprobe der Fälle, die zur Prüfung gegangen sind.

1. Erstgespräch. Kostenfrei. Wir sprechen über Ihre Belegwege, Ihre Stammdaten und Ihre Systeme.
2. Scoping. Ein Workshop für 1.500 Euro, bei Beauftragung verrechnet. Ergebnis: Belegwege, Stammdatenlage, Betriebsweg, Anbindung an ERP und Lager, Kennzahlen und Aufwandsschätzung.
3. Pilot. Ab etwa 5.000 Euro. Ein Belegweg für ausgewählte Kunden oder Lieferanten, mit Vorschlag, Freigabe und gemessenen Ergebnissen.
4. Umsetzung. Alle Kunden und Lieferanten, dazu weitere Belegwege und die Anbindung an Shop und Versand. Je nach Umfang zwischen 10.000 und 150.000 Euro.
5. Betrieb. Stichprobe, Kennzahlen und Pflege der Regeln. Auf Wunsch übernehmen wir die Betreuung.

Wie derselbe Ansatz im Onlinehandel aussieht, beschreibt Baustein 08. Wie der Betrieb nach dem Start organisiert wird, steht in Baustein 10.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Ein Pilot für einen Belegweg zeigt in der Regel nach wenigen Wochen erste Zahlen, sofern Beispiele und Zugang zum System bereitstehen. Den genauen Zeitplan legen wir im Scoping fest.

Was brauchen wir intern für den Start?

Eine Person aus Innendienst oder Einkauf, die den Belegweg kennt, Zugang zum ERP und die Belege einiger Wochen als Beispiele. Mit diesen drei Dingen läuft ein Pilot zügig.