KI in der Immobilienverwaltung
Belege, Abrechnung und Anfragen in einem Fluss

Gemeinsam ist allen sieben Aufgaben: Die KI liefert einen Vorschlag oder einen Entwurf, und ein Mensch aus der Verwaltung gibt frei. Dieses Prinzip heißt Human in the Loop und passt zur Verantwortung, die eine Verwaltung gegenüber Eigentümern und Mietern trägt.

Für welche Verwaltungen lohnt sich das?

Für alle, bei denen Belege und Anfragen regelmäßig Zeit binden: Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Gewerbeobjekte und Unternehmen mit eigenem Objektbestand. Je einheitlicher die Abläufe, desto schneller zeigt sich der Nutzen.

Welche Aufgabe bringt am schnellsten ein Ergebnis?

Der Rechnungseingang. Die Belege liegen vor, die Regeln für die Zuordnung sind bekannt, und jede übernommene Zuordnung spart Tipparbeit. Die Wirkung lässt sich früh in Zahlen zeigen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Verwaltungen und Vermieter. Die umsatzsteuerfreie Vermietung von Wohnraum ist von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Bei Vermietung mit Umsatzsteuer an Unternehmen gilt die Pflicht nach dem Zeitplan des Gesetzes. Die Einzelheiten stehen in Baustein 13.

Für PDF- und Papierrechnungen von Handwerkern übernimmt die Belegerkennung das Lesen. Beide Wege münden in denselben Ablauf mit Vorschlag und Freigabe. Wie dieser Ablauf in einem Unternehmen mit Objektbestand aussieht, zeigt unsere Referenz ERP mit Objektverwaltung: Dort werden Eingangsrechnungen automatisch erkannt, und auf derselben Grundlage entstehen die Ausgangsrechnungen.

Wie lernt die KI unsere Kostenarten?

Über Ihren Kontenplan und Beispiele aus dem Bestand. Bereits gebuchte Belege zeigen, welche Leistung zu welcher Kostenart gehört. Korrekturen aus der Freigabe fließen als weitere Beispiele zurück, und die Vorschläge werden von Monat zu Monat treffsicherer.

Was geschieht mit Rechnungen für mehrere Objekte?

Die KI erkennt Sammelrechnungen an mehreren Leistungsorten oder Zählernummern und schlägt eine Aufteilung je Objekt vor. Die Aufteilung wird in der Freigabe bestätigt und als Regel für diesen Kreditor gespeichert.

• Vollständigkeit prüfen. Für jede Kostenart des Vorjahres liegt ein Beleg vor, fehlende Rechnungen werden früh angefordert.
• Werte abgleichen. Auffällige Abweichungen zum Vorjahr werden markiert und mit dem zugehörigen Beleg vorgelegt.
• Zeiträume abgrenzen. Leistungen werden dem richtigen Abrechnungsjahr zugeordnet, auch bei Mieterwechsel.
• Entwurf erstellen. Abrechnung und Anschreiben entstehen aus den Daten, in verständlicher Sprache.
• Belege bereitstellen. Die Belege liegen je Kostenart geordnet und digital vor.

Drei Regeln prägen den Ablauf. Die Abrechnung über die Betriebskosten geht dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen. Und seit 2023 werden die Kohlendioxidkosten bei Wohngebäuden nach einem Modell mit zehn Stufen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt und in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen.

Eine frühe, vollständige Abrechnung mit digital geordneten Belegen beantwortet die meisten Rückfragen, bevor sie gestellt werden.

Wer verantwortet die Abrechnung?

Die Verwaltung. Die KI bereitet vor, die Sachbearbeitung prüft die markierten Stellen und gibt die Abrechnung frei. Jede Zahl bleibt bis zum Beleg nachvollziehbar, was die Prüfung deutlich beschleunigt.

Wie hilft KI bei Einwendungen?

Sie stellt zu jeder Einwendung die betroffenen Positionen, Belege und den Verteilerschlüssel zusammen und entwirft eine Antwort. Die Sachbearbeitung entscheidet in der Sache und passt den Entwurf an.

Der Einstieg gelingt am besten intern: Die KI ordnet eingehende E-Mails dem Objekt und dem Vorgang zu und legt dem Team einen Antwortvorschlag vor. Ein Chat oder ein Portal für Mieter und Eigentümer folgt, wenn die Antworten im Alltag überzeugen. Nach Artikel 50 des EU AI Act ist dabei erkennbar, dass ein KI-System antwortet. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026.

Aufgaben, Kanäle und Übergaberegeln im Einzelnen beschreibt Baustein 16.

Woher kennt der Assistent die Regeln eines Hauses?

Aus den Unterlagen, die dem Objekt zugeordnet sind: Hausordnung, Mietvertrag, Teilungserklärung, Beschlüsse und Aushänge. Das Verfahren heißt RAG und stellt sicher, dass die Antwort zum jeweiligen Haus passt.

Sehen Eigentümer und Mieter dieselben Auskünfte?

Jede Gruppe sieht, was für sie freigegeben ist. Eigentümer erhalten Auskunft zu Beschlüssen und Wirtschaftsplan, Mieter zu Hausordnung, Terminen und ihrem eigenen Vorgang. Die Rechte folgen der Rolle im Verwaltungssystem.

1. Aufnehmen. Ort, Raum, Bauteil, Beschreibung und Fotos, per Formular, E-Mail oder Chat.
2. Einstufen. Notfall, dringend oder planbar, nach festen Regeln der Verwaltung.
3. Zuordnen. Objekt, Einheit, Gewerk und der hinterlegte Handwerksbetrieb.
4. Beauftragen. Der Auftrag liegt als Entwurf bereit, mit allen Angaben und Fotos.
5. Zurückmelden. Der Mieter erhält Bestätigung, Termin und Ansprechpartner.

Für Notfälle gilt eine feste Regel: Wasser, Heizungsausfall im Winter, Strom und Gefahr für Personen gehen sofort an den Notdienst und die zuständige Person. Der Assistent erkennt diese Fälle an Stichworten und Fotos und leitet sie ohne Umweg weiter.

Erkennt die KI Schäden auf Fotos?

Sie beschreibt, was auf dem Foto zu sehen ist, etwa einen Wasserfleck an der Decke oder einen gerissenen Fliesenspiegel, und ordnet es dem passenden Gewerk zu. Die fachliche Beurteilung trifft der Handwerksbetrieb vor Ort.

Wer zahlt, Mieter oder Eigentümer?

Diese Frage entscheidet die Verwaltung. Die KI legt die passenden Stellen aus Mietvertrag und Protokollen dazu, etwa Regelungen zu Kleinreparaturen, und bereitet so die Entscheidung vor.

Zwei Ergebnisse entstehen daraus. Das erste ist eine Suche über den gesamten Bestand: Eine Frage wie die nach der Kostenverteilung für die Tiefgarage führt zur Stelle in der Teilungserklärung und zum passenden Beschluss. Das zweite ist eine Fristenliste, die sich aus den Verträgen selbst speist.

Wie eine solche Suche aufgebaut wird und wie die Rechte des Quellsystems erhalten bleiben, beschreibt Baustein 11.

Was ist mit gescannten Altverträgen?

Sie werden zuerst in lesbaren Text überführt. Moderne Modelle lesen auch ältere Scans und Schreibmaschinenschrift gut. Handschriftliche Ergänzungen werden markiert und einmal von einem Menschen bestätigt.

Wie verlässlich sind herausgelesene Fristen?

Jede Frist steht mit ihrer Fundstelle im Dokument in der Liste. Eine Person aus der Verwaltung bestätigt die Angaben bei der ersten Übernahme. Danach genügt die Prüfung neuer und geänderter Verträge.

• Verbrauchsinformation aufbereiten. Monatswert, Vormonat, Vorjahresmonat und Vergleich, in klarer Sprache und im gewünschten Kanal.
• Auffälligkeiten erkennen. Ein Wert, der plötzlich stark steigt oder ausbleibt, weist auf ein Leck oder ein defektes Gerät hin.
• Abrechnung vorbereiten. Die Verbrauchswerte liegen zum Jahresende vollständig und geprüft vor.
• Fragen beantworten. Der Assistent erklärt die Werte und nennt die Stelle in der Abrechnung.

Verbrauchswerte je Wohnung sind personenbezogene Daten. Sie werden für Abrechnung und Verbrauchsinformation verarbeitet und dort gespeichert, wo die Verwaltung die Kontrolle behält. Kapitel 09 ordnet die Datenarten den passenden Betriebswegen zu.

Wer liefert die Verbrauchsdaten?

In der Regel der Messdienstleister, über ein Portal oder eine Schnittstelle. Die KI setzt auf diesen Daten auf, prüft sie und bereitet sie für Bewohner und Abrechnung auf.

Was bringt die Auswertung den Eigentümern?

Einen früheren Blick auf den Zustand der Anlage. Auffällige Verbräuche einzelner Stränge oder Gebäude zeigen, wo eine Einstellung der Heizung oder eine Instandsetzung den größten Effekt hat.

• Tagesordnung vorbereiten. Offene Punkte aus dem Vorjahr, Angebote und frühere Beschlüsse liegen je Punkt gebündelt vor.
• Beschlussvorlagen entwerfen. Klar formuliert, mit Kosten, Finanzierung und Verteilerschlüssel.
• Protokoll entwerfen. Aus den Notizen der Versammlung entsteht ein Entwurf, den die Versammlungsleitung prüft. Unterschrieben wird die Niederschrift vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, wo ein Beirat besteht, von dessen Vorsitzendem.
• Beschlüsse finden. Eine Frage in normaler Sprache führt zum Wortlaut und zum Datum des Beschlusses.
• Eigentümer informieren. Einladung, Unterlagen und Ergebnis in verständlicher Form, zum richtigen Zeitpunkt.

Seit dem 17. Oktober 2024 können Wohnungseigentümer mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, Versammlungen für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren virtuell abzuhalten. Für Beschlüsse, die vor 2028 gefasst werden, findet bis einschließlich 2028 weiterhin mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung statt, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Digitale Unterlagen und eine durchsuchbare Beschlusssammlung machen beide Formate besonders wirksam.

Darf die KI in der Versammlung mitschreiben?

Mit Zustimmung der Teilnehmenden kann eine Mitschrift die Grundlage für das Protokoll sein. In vielen Gemeinschaften genügen die Notizen der Versammlungsleitung, aus denen die KI den Entwurf erstellt.

Wie hilft KI beim Wirtschaftsplan?

Sie stellt die Kosten der Vorjahre je Kostenart zusammen, markiert Entwicklungen und bereitet den Entwurf vor. Die Ansätze legt die Verwaltung fest, und die Gemeinschaft beschließt.

Die Grundlage ist die DSGVO: klarer Zweck, sparsame Daten und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sobald ein Dienstleister verarbeitet. Bei einem Modell auf eigener Hardware bleiben die Daten im Haus. Wie das aussieht, zeigt unsere Seite zu lokaler KI.

Für die Auswahl von Mietinteressenten gilt eine klare Linie: Die KI ordnet Unterlagen und prüft sie auf Vollständigkeit, die Entscheidung trifft ein Mensch nach einheitlichen Kriterien. Systeme, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewerten, zählen nach Anhang III des EU AI Act zu den Hochrisiko-Systemen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt auch bei der Vermietung von Wohnraum.

Brauchen wir für KI neue Unterlagen zum Datenschutz?

Eine Ergänzung der vorhandenen. Die neue Verarbeitung kommt in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, mit Zweck, Datenarten, Empfängern und Löschfristen. Ihr Datenschutzbeauftragter begleitet das, und wir liefern die technischen Angaben dazu.

Wie lange werden Unterlagen von Mietinteressenten aufbewahrt?

So lange, wie sie für die Auswahl gebraucht werden. Nach der Entscheidung werden die Unterlagen der übrigen Interessenten gelöscht. Das System setzt diese Frist selbstständig um und dokumentiert die Löschung.

• Schnittstelle. Der direkte Weg: Belege, Stammdaten und Vorgänge werden über die Schnittstelle des Programms ausgetauscht.
• Im- und Export. Geregelte Exporte und Importe übernehmen den Austausch, etwa für Buchungsvorschläge. Das funktioniert mit nahezu jedem Programm.
• Postfach und Dokumentenablage. Eingehende E-Mails und Scans werden gelesen, zugeordnet und in der Akte abgelegt.
• Eigenes System. Wenn die Verknüpfung von Objekten, Kunden, Belegen und Rechten das Entscheidende ist, kann eine eigene Entwicklung die passende Lösung sein.

Für die Anbindung mehrerer Systeme eignet sich das Model Context Protocol, ein offener Standard, über den eine einmal gebaute Anbindung jedem Modell zur Verfügung steht. Aufbau, Rechte und Freigaben beschreibt Baustein 15, die Wahl zwischen Workflow, RPA und KI für jeden Schritt Baustein 12.

Müssen wir die Verwaltungssoftware wechseln?

In aller Regel bleibt sie. Die KI ergänzt das vorhandene Programm um das Lesen, Zuordnen und Vorbereiten. Ein Wechsel ist eine eigene Entscheidung, die sich an Bestand und Abläufen orientiert.

Was, wenn unser Programm sehr alt ist?

Dann führt der Weg über Exporte, das Postfach und die Dokumentenablage. Auch ältere Programme geben Stammdaten als Datei aus und nehmen Buchungen als Datei an. Das genügt für einen wirksamen Einstieg.

Erheben Sie die Ausgangswerte vor dem Start, über einige Wochen und an echten Vorgängen. Die Automatisierungsquote im Rechnungseingang und die Erstlösungsquote bei Anfragen zeigen dann Monat für Monat, was sich verändert hat.

Wie Kennzahlen gewählt und vor dem Start festgelegt werden, beschreibt unser Fachbeitrag Wirkung von KI-Projekten messen.

Welche Kennzahl überzeugt Eigentümer und Beirat?

Der Zeitpunkt der fertigen Abrechnung zusammen mit der Zahl der Rückfragen. Beide sind für jeden verständlich und zeigen, dass die Verwaltung schneller und genauer arbeitet.

Wie oft wird gemessen?

Monatlich für Rechnungen und Anfragen, einmal im Jahr für die Abrechnung. Eine kurze Übersicht genügt, erstellt aus den Daten, die im System ohnehin entstehen.

1. Erstgespräch. Kostenfrei. Wir sprechen über Ihren Bestand, Ihre Belegwege und Ihre Systeme.
2. Scoping. Ein Workshop für 1.500 Euro, bei Beauftragung verrechnet. Ergebnis: Belegwege, Datenarten und Betriebsweg, Anbindung an Ihr Verwaltungssystem, Kennzahlen und Aufwandsschätzung.
3. Pilot. Ab etwa 5.000 Euro. Rechnungseingang für ausgewählte Objekte, mit Vorschlag, Freigabe und gemessenen Ergebnissen.
4. Umsetzung. Alle Objekte, dazu Anfragen, Schadensmeldungen und Abrechnungsvorbereitung. Je nach Umfang zwischen 10.000 und 150.000 Euro.
5. Betrieb. Stichprobe, Kennzahlen und Pflege der Regeln. Auf Wunsch übernehmen wir die Betreuung.

Welche Voraussetzungen die Daten erfüllen sollten, steht in Baustein 06. Wie der Betrieb nach dem Start organisiert wird, beschreibt Baustein 10.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für den Start?

Nach dem Versand der Abrechnungen, wenn im Team Luft ist. Dann stehen bis zum nächsten Jahresende mehrere Monate bereit, in denen der Rechnungseingang die Daten für die kommende Abrechnung aufbaut.

Was brauchen wir intern für den Start?

Eine Person aus der Buchhaltung oder Sachbearbeitung, die Kostenarten und Objekte kennt, Zugang zum Verwaltungssystem und die Belege eines Jahres als Beispiele. Mit diesen drei Dingen läuft ein Pilot zügig.