- Ab 2027 kommen deutlich mehr E-Rechnungen an; PDF und Papier bleiben bis Ende 2027 daneben bestehen.
- Sechs Prüfungen gehören vor jede Zahlung: Format, Pflichtangaben, Dubletten, Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Bankverbindung, Kontierung und Freigabe.
- Validator und Regeln übernehmen die Form, KI den Abgleich und den Kontierungsvorschlag; die Freigabe bleibt beim Menschen.
Ab dem 1. Januar 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz ihre Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung aus. Für den Rechnungseingang heißt das: Der Anteil strukturierter Rechnungen im Posteingang steigt deutlich, während kleinere Lieferanten bis Ende 2027 weiter PDF oder Papier schicken dürfen. Wie Sie selbst E-Rechnungen versenden, beschreibt unser Beitrag zum Rechnungsausgang 2027.
Dieser Beitrag geht den umgekehrten Weg. Er beschreibt sechs Prüfungen, die jede Eingangsrechnung durchlaufen sollte, bevor sie bezahlt wird, und zeigt, welche davon ein Validator, welche Regeln und welche KI übernehmen kann. Formate, Pflichten und Fristen im Detail erklärt unser Baustein E-Rechnung und Belege.
Was sich 2027 im Posteingang ändert
Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Mit 2027 ändert sich vor allem die Menge: Viele Lieferanten stellen zum Jahreswechsel um, und ein einfaches PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung.
Das zweite Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 hat drei Punkte geklärt, die für den Eingang wichtig sind:
- Der strukturierte Teil ist führend. Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD gilt die XML-Datei, nicht das PDF-Bild. Die Pflichtangaben stehen im Datensatz.
- Validieren ist sinnvoll. Unternehmen sollen automatische Validierungsverfahren einsetzen; die Prüfberichte dienen bei einer Betriebsprüfung als Nachweis.
- Die inhaltliche Prüfung bleibt. Die technische Validierung ersetzt nicht die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Der Posteingang 2027 ist also gemischt: E-Rechnungen, die maschinell lesbar sind, daneben PDF und Papier von kleineren Lieferanten, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen aus dem Ausland. Eine gute Prüfstrecke behandelt alle auf demselben Weg.
Die sechs Prüfungen im Überblick
Die Reihenfolge folgt einer einfachen Logik: erst die Form, dann der Inhalt, dann der Abgleich mit dem eigenen Geschäft, zuletzt die Buchung. Jede Prüfung, die eine Rechnung besteht, muss niemand mehr von Hand machen.
| Prüfung | Was geprüft wird | Wer prüft |
|---|---|---|
| 1. Format und Geschäftsregeln | Ist die Datei eine gültige E-Rechnung nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931? | Validator, vollautomatisch |
| 2. Pflichtangaben und Inhalt | Stimmen Steuersatz, Steuerbetrag, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer-ID, und passt die Rechnung zum Geschäft? | Regeln und KI, Rückfragen an den Menschen |
| 3. Dubletten | Kam dieselbe Rechnung schon einmal an, etwa per E-Mail und über ein Portal? | Regeln und KI |
| 4. Bestellung und Wareneingang | Passen Positionen, Mengen und Preise zu Bestellung und Lieferung? | KI, Abweichungen an den Menschen |
| 5. Bankverbindung und Absender | Ist die IBAN die bekannte, und stammt die Rechnung vom gewohnten Absender? | Regeln und KI, Bestätigung durch den Menschen |
| 6. Kontierung und Freigabe | Welches Konto, welche Kostenstelle, wer gibt frei? | KI schlägt vor, der Mensch entscheidet nach Betragsgrenzen |
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Ergebnis besprechenPrüfung 1: Format und Geschäftsregeln
Am Anfang steht die technische Validierung. Ein Validator prüft, ob die Datei dem Format nach EN 16931 entspricht und die Geschäftsregeln einhält, etwa ob Summen und Steuerbeträge rechnerisch zusammenpassen. Diese Prüfung braucht keine KI; sie ist eindeutig und läuft in Sekunden.
Das Ergebnis entscheidet über den weiteren Weg. Nach der Darstellung der Fachpresse zum BMF-Schreiben gilt eine Datei mit Formatfehler als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung; in diesem Fall fordern Sie beim Lieferanten eine korrekte E-Rechnung an. Geringfügige formale Abweichungen bei den Geschäftsregeln berühren den Vorsteuerabzug in der Regel nicht. Den Prüfbericht legen Sie mit der Rechnung ab.
Prüfung 2: Pflichtangaben und Inhalt
Eine formal gültige E-Rechnung kann inhaltlich falsch sein: der falsche Steuersatz, ein fehlender Leistungszeitraum, eine Umsatzsteuer-ID, die nicht zum Lieferanten passt. Hier setzt die zweite Prüfung an. Regeln decken die festen Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz ab. KI hilft bei dem, was sich nicht in eine Regel fassen lässt, etwa ob die Leistungsbeschreibung zum Lieferanten und zum Auftrag passt.
Bei Inhaltsfehlern in Pflichtangaben setzt der Vorsteuerabzug eine berichtigte Rechnung voraus. Deshalb lohnt es sich, diese Prüfung vor der Freigabe zu machen und nicht erst beim Jahresabschluss.
Prüfung 3: Dubletten
Mit mehr Eingangskanälen steigt die Zahl doppelter Rechnungen: dieselbe Rechnung per E-Mail und über ein Lieferantenportal, eine Erinnerung, die als neue Rechnung erfasst wird, oder ein PDF zusätzlich zur XML-Datei. Eine einfache Regel vergleicht Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag. KI erkennt auch die weniger eindeutigen Fälle, etwa eine leicht abweichende Rechnungsnummer bei gleichem Inhalt.
Prüfung 4: Bestellung und Wareneingang
Die aufwendigste Prüfung ist der Abgleich zwischen dem, was bestellt, was geliefert und was berechnet wurde. Von Hand wird er oft nur stichprobenhaft gemacht. Automatisch läuft er für jede Rechnung, Position für Position.
Ein Beispiel aus unserer Arbeit: In einem Projekt für ein Handelsunternehmen mit Lagerhaltung werden Eingangsrechnungen KI-gestützt erkannt, in strukturierte Daten gegliedert und gegen die Lagereingänge geprüft, vollständig statt stichprobenhaft. Was stimmt, läuft durch; nur Abweichungen landen bei einem Menschen. Die Voraussetzung dafür sind saubere Stammdaten: Derselbe Lieferant unter drei Nummern verhindert jede automatische Zuordnung. Die Fallstudie steht unter Rechnung und Wareneingang gegeneinander geprüft.
E-Rechnungen machen diesen Abgleich einfacher, weil Positionen, Mengen und Preise bereits als Daten vorliegen. Mehr dazu, wie Stammdaten zum Engpass werden, steht in unserem Beitrag zur Datenqualität.
Prüfung 5: Bankverbindung und Absender
Eine Rechnung kann formal korrekt sein und trotzdem auf ein falsches Konto zeigen. Die Polizei Köln hat Ende 2024 vor einer Masche gewarnt, bei der Täter E-Mail-Konten von Betrieben übernehmen, echte Rechnungen abfangen und mit einer neuen IBAN weiterschicken. Weil Rechnung und Forderung zu einem echten Geschäft passen, fällt das oft erst bei der Mahnung auf.
Die Prüfung dagegen ist einfach und lässt sich vollständig automatisieren: Die Bankverbindung jeder Rechnung wird mit den Stammdaten des Lieferanten verglichen, ebenso Absenderadresse und Domain. Weicht etwas ab, hält das System die Zahlung an. Die Bestätigung erfolgt über einen zweiten Weg, etwa einen Anruf unter der bekannten Nummer, so wie es Polizei und Kammern empfehlen. KI hilft zusätzlich bei auffälligen Formulierungen und ungewohnten Mustern. Wie Täter mit KI arbeiten, beschreibt unser Beitrag zu Deepfakes und KI-Betrug.
Prüfung 6: Kontierung und Freigabe
Zum Schluss braucht die Rechnung ein Konto, eine Kostenstelle und eine Freigabe. Hier ist KI am stärksten: Sie lernt aus den bisherigen Buchungen, wie Rechnungen eines Lieferanten kontiert werden, und schlägt die Kontierung vor. Bei wiederkehrenden Rechnungen wie Miete, Software oder Wartung sind die Vorschläge besonders verlässlich, weil es viele gleichartige Buchungen als Vorlage gibt.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Bewährt hat sich eine Freigabe nach Betragsgrenzen: Kleine, wiederkehrende Rechnungen mit bestandenen Prüfungen gehen nach einem Blick auf den Vorschlag durch, größere oder neue Rechnungen prüft die zuständige Person. So entsteht ein nachvollziehbarer Weg, den auch die Verfahrensdokumentation abbildet.
PDF, Papier und Aufbewahrung
Bis Ende 2027 kommen weiter Rechnungen als PDF oder auf Papier, dazu Kleinbetragsrechnungen und Belege aus dem Ausland. KI-gestützte Belegerkennung macht daraus strukturierte Daten, und ab dann laufen sie durch dieselben Prüfungen 2 bis 6. Damit braucht der Rechnungseingang nur einen Weg statt zwei.
Bei der Aufbewahrung gilt für E-Rechnungen: Der strukturierte Teil wird unverändert im Originalformat gespeichert, acht Jahre lang. Ein PDF-Abbild allein genügt nicht. Legen Sie den Prüfbericht der Validierung und die Freigabe mit ab.
Eingangsrechnungen enthalten Lieferantenkonditionen und Preise. Welche Teile der Prüfstrecke lokal laufen und welche in der Cloud, entscheiden Sie deshalb vor dem Start. Wie KI-Modelle im eigenen Haus betrieben werden, zeigt unsere Seite zur Lokalen KI.
Unsere Einschätzung
Der Rechnungseingang ist einer der besten Einstiege in KI im Unternehmen: Der Nutzen ist sofort sichtbar, der Ablauf gut abgegrenzt, und am Ende stehen strukturierte Daten, auf denen sich aufbauen lässt. Die E-Rechnung nimmt einen Teil der Arbeit bereits ab, weil das Erkennen entfällt. Die Prüfungen 4 bis 6 sind der Teil, in dem KI den größten Unterschied macht.
Unsere Empfehlung für den Start: eine zentrale Eingangsadresse für alle Rechnungen, ein Validator davor, die Bankdaten-Prüfung als feste Regel und eine Bereinigung der Lieferantenstammdaten. Darauf setzen Abgleich und Kontierungsvorschlag auf. Weitere Stichtage bis Januar ordnet unser Beitrag Fristen bis Jahresende 2026.
Quellen
- IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
- Grant Thornton: E-Rechnung, das neue BMF-Schreiben im Überblick
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Steuerberatung Schröder: E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und Aufbewahrung, Rechtsstand 29. Juni 2026
- Tageskarte (dpa): Polizei Köln warnt vor gefälschten Rechnungen, 18. November 2024
- IHK Osnabrück: Warnung vor dem Austausch der Bankverbindung, mit Schutzmaßnahmen
Dieser Beitrag gibt den Stand der genannten Quellen vom 28. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Muss ich eingehende E-Rechnungen validieren?
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sollen Unternehmen automatische Validierungsverfahren einsetzen; die Prüfberichte dienen bei einer Betriebsprüfung als Nachweis. Die technische Validierung ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Was gilt bei einer ZUGFeRD-Rechnung, wenn PDF und XML voneinander abweichen?
Maßgeblich ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Die Pflichtangaben müssen dort stehen.
Kann KI die Freigabe von Eingangsrechnungen übernehmen?
KI schlägt Kontierung und Kostenstelle vor und prüft Abgleich, Dubletten und Bankdaten. Die Freigabe bleibt bei einem Menschen; bewährt hat sich eine Staffelung nach Betragsgrenzen.
Wie schütze ich mich vor Rechnungen mit geänderter Bankverbindung?
Indem jede IBAN automatisch mit den Stammdaten des Lieferanten verglichen wird. Bei einer Abweichung wird die Zahlung angehalten und die Änderung über einen zweiten Weg bestätigt, etwa telefonisch unter der bekannten Nummer.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Acht Jahre. Der strukturierte Teil wird unverändert im Originalformat gespeichert; ein PDF-Abbild allein genügt nicht.