- Als Beginn eines Vorhabens gilt grundsätzlich der Abschluss eines Liefer- oder Leistungsvertrags. Der Antrag liegt deshalb vor dem Auftrag, bei vielen Programmen auch der Bescheid.
- Vorhaben beschreiben, Förderberatung nutzen und Angebote einholen ist vor dem Antrag möglich.
- Zuschüsse fließen meist nach dem Verwendungsnachweis; die Forschungszulage lässt sich auch im Nachhinein beantragen.
Für viele KI-Vorhaben im Mittelstand gibt es Förderung: Zuschüsse für Beratung, Zuschüsse und Kredite für die Umsetzung und die steuerliche Forschungszulage für eigene Entwicklung. Welche Programme 2026 in Ihrem Bundesland laufen, zeigt unsere Übersicht der KI-Förderung nach Bundesland. Ob ein Programm am Ende tatsächlich zahlt, entscheidet sich aber oft an einer anderen Stelle: an der Reihenfolge.
Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf eines geförderten KI-Projekts von der ersten Beschreibung bis zur Auszahlung. Er zeigt, wann ein Vorhaben als begonnen gilt, was Sie vorher schon tun können, wie die De-minimis-Regel zählt und welche Unterlagen Sie während der Umsetzung sammeln.
Der Ablauf auf einen Blick
Fast alle Zuschussprogramme folgen demselben Muster. Der wichtigste Punkt ist Schritt 4: Der Antrag liegt vor, bevor der Auftrag vergeben wird.
| Schritt | Was passiert | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| 1. Vorhaben beschreiben | Ziel, betroffener Ablauf, Daten, geschätzter Aufwand und eine Kennzahl für den Erfolg | Die Beschreibung ist die Grundlage für Programmwahl und Antrag |
| 2. Programm wählen | Förderberatung bei IHK oder Förderbank, Status des Aufrufs prüfen | Viele Programme arbeiten mit Aufrufen und Kontingenten |
| 3. Angebote einholen | Dienstleister schätzen Aufwand und Kosten | Ein Angebot einzuholen ist erlaubt, der Auftrag wartet |
| 4. Antrag stellen | Bei der Förderstelle oder, bei Krediten, über einen Finanzierungspartner | Immer vor Beginn des Vorhabens |
| 5. Freigabe abwarten | Bescheid, Zusage oder Informationsschreiben | Das Programm legt fest, ob der Antrag oder erst der Bescheid den Start freigibt |
| 6. Umsetzen und dokumentieren | Rechnungen, Zahlungsbelege, Tätigkeitsnachweise, Ergebnisse | Alles innerhalb des bewilligten Zeitraums |
| 7. Nachweis und Auszahlung | Verwendungsnachweis mit Belegliste und Sachbericht | Der Zuschuss fließt nach der Prüfung |
Wo steht Ihr Vorhaben?
Vier Fragen für eine erste Einordnung. Die verbindliche Auskunft gibt die Förderstelle des Programms.
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Ergebnis besprechenWann ein Vorhaben als begonnen gilt
Die Haushaltsvorschriften von Bund und Ländern, auf denen die meisten Zuschussprogramme beruhen, definieren den Beginn eines Vorhabens grundsätzlich als den Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrags. Der Grund: Mit dem Vertrag entstehen bereits Abnahme- und Zahlungspflichten. Bei Baumaßnahmen gelten Planung und Bodenuntersuchung ausdrücklich nicht als Beginn; für Beratungs- und Analyseleistungen regelt das jedes Programm selbst.
Für ein KI-Projekt heißt das: Die Unterschrift unter das Angebot, die Bestellung von Lizenzen oder der Auftrag an einen Dienstleister ist der Start. Auch das europäische Beihilferecht knüpft daran an. Nach Artikel 6 der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung hat eine Beihilfe nur dann einen Anreizeffekt, wenn der schriftliche Antrag vor Beginn der Arbeiten gestellt wurde.
Zwei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Programme den Zeitpunkt festlegen:
- Beratungsförderung des BAFA: Nach dem Antrag schickt das BAFA ein unverbindliches Informationsschreiben. Erst danach beginnt die Beratung, und schon der Abschluss des Beratungsvertrags zählt als Beginn.
- ERP-Förderkredit Digitalisierung (KfW 511): Der Antrag geht über einen Finanzierungspartner, etwa Ihre Bank, und zwar vor Beginn des Vorhabens.
Manche Landesprogramme verlangen zusätzlich, dass Sie den Bescheid abwarten. Ein Beispiel ist das Programm Digitaler Mittelstand in Bremerhaven: Dort beginnt die Durchführung erst nach Erhalt des Zuwendungsbescheids, und als begonnen gilt die Maßnahme mit der ersten rechtsverbindlichen Bestellung oder dem ersten Dienstleistungsauftrag. Welche Variante gilt, steht in der Richtlinie des jeweiligen Programms.
Was Sie vor dem Antrag schon tun können
Bis zum Antrag ist viel möglich, solange kein Auftrag für die Ausführung entsteht:
- Das Vorhaben beschreiben. Welcher Ablauf soll sich ändern, mit welchen Daten, und woran messen Sie den Erfolg? Eine Kennzahl aus dem heutigen Ablauf hilft im Antrag und später im Sachbericht. Wie Sie solche Kennzahlen festlegen, zeigt unser Beitrag Wirkung von KI-Projekten messen.
- Förderberatung nutzen. Die Förderberatung der Industrie- und Handelskammern und die Förderbanken der Länder kennen den aktuellen Stand der Aufrufe und helfen bei der Wahl des Programms.
- Angebote einholen. Angebote von Dienstleistern dienen der Kostenschätzung im Antrag. Manche Förderstellen fordern Vergleichsangebote an; halten Sie diese bereit.
- Die Datenlage prüfen. Ob die Daten für das Vorhaben reichen, lässt sich oft mit einem Blick in die vorhandenen Systeme klären. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Datenqualität als Engpass.
Eine vorbereitende Analyse durch einen Dienstleister, etwa ein Scoping, ist ein eigener Auftrag. Ob sie das geförderte Vorhaben schon beginnt, hängt vom Programm ab: Bei der Beratungsförderung ist sie häufig selbst der geförderte Gegenstand, bei Programmen für die Umsetzung kann sie als Vorbereitung gelten. Klären Sie das vor der Beauftragung schriftlich mit der Förderstelle. So bleibt der Förderanspruch sicher.
Was in den Antrag gehört
Die Mindestangaben ergeben sich aus dem Beihilferecht. Nach Artikel 6 der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung enthält ein Antrag den Namen und die Größe des Unternehmens, eine Beschreibung des Vorhabens mit Beginn und Abschluss, den Standort, die Kosten sowie Art und Höhe der beantragten Förderung. Die Programme ergänzen eigene Formulare, etwa eine Erklärung zu früheren Beihilfen.
Für ein KI-Projekt bewährt sich eine Vorhabenbeschreibung auf zwei bis drei Seiten: Ausgangslage, Ziel mit Kennzahl, geplanter Ablauf in Phasen, eingesetzte Daten und Systeme, Aufwand je Phase und der Zeitplan. Bei Projekten mit Dienstleistern liefern wir den fachlichen Teil dazu: Beschreibung, Ablauf, Aufwandsschätzung und Ziel. Den Antrag selbst stellen Sie bei der Förderstelle. Worauf es beim Einkauf eines KI-Projekts sonst ankommt, beschreibt der Baustein KI-Projekt einkaufen.
De-minimis und mehrere Programme
Viele Zuschüsse für kleine und mittlere Unternehmen sind De-minimis-Beihilfen. Seit 1. Januar 2024 gilt die Verordnung (EU) 2023/2831: Ein Unternehmen darf innerhalb von drei Jahren De-minimis-Beihilfen bis 300.000 Euro erhalten. Der Zeitraum ist rollierend und wird taggenau berechnet. Verbundene Unternehmen zählen zusammen.
Im Antrag erklären Sie deshalb, welche De-minimis-Beihilfen Sie in den letzten drei Jahren erhalten haben, mit Datum, Stelle und Betrag. Die Angaben finden sich in den Bescheiden früherer Förderungen; es lohnt sich, diese Bescheide an einer Stelle zu sammeln. Seit 2026 werden De-minimis-Beihilfen zudem in einem Zentralregister erfasst.
Mehrere Programme lassen sich oft kombinieren, etwa ein Beratungszuschuss für die Analyse und ein Kredit für die Umsetzung. Dieselben Kosten werden dabei in der Regel nur einmal gefördert. Planen Sie die Kombination deshalb von Anfang an und nennen Sie im Antrag, welche weiteren Mittel Sie einsetzen.
Während der Umsetzung: sauber dokumentieren
Mit dem Bescheid beginnt der bewilligte Zeitraum. Alles, was gefördert werden soll, fällt in diesen Zeitraum, von der Bestellung bis zur Zahlung. Diese Unterlagen brauchen Sie später:
- Rechnungen und Zahlungsbelege, zugeordnet zu den Positionen des Antrags
- Tätigkeitsnachweise der Dienstleister: Bei Abrechnung nach Aufwand entstehen Stundennachweise je Tätigkeit, die zeigen, was geleistet wurde
- Ergebnisse wie Konzept, Schulungsunterlagen, Abnahmeprotokoll und die gemessene Kennzahl
- Änderungen am Vorhaben, die Sie mit der Förderstelle abgestimmt haben
Wenn sich der Plan während der Umsetzung ändert, etwa weil ein Pilot eine andere Lösung nahelegt, melden Sie die Änderung der Förderstelle vor der Umsetzung. Die Förderstelle prüft dann, wie sich die Anpassung in den Bescheid einfügt.
Verwendungsnachweis und Auszahlung
Zuschüsse werden meist nach dem Erstattungsprinzip ausgezahlt: Sie bezahlen die Rechnungen, reichen den Verwendungsnachweis ein, und nach der Prüfung fließt der Zuschuss. Der Verwendungsnachweis besteht in der Regel aus einer Belegliste mit den Rechnungen und einem Sachbericht über das Ergebnis.
Die Fristen sind kurz. Beim BAFA legen Sie alle Unterlagen spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens vor, im Bremerhavener Programm einen Monat nach Ende des Bewilligungszeitraums. Planen Sie deshalb zwei Dinge ein: die Vorfinanzierung bis zur Auszahlung und Zeit am Projektende für Belegliste und Sachbericht.
Forschungszulage: der Weg im Nachhinein
Eine Ausnahme von der Regel „erst Antrag, dann Auftrag“ ist die Forschungszulage. Sie fördert Forschung und Entwicklung steuerlich, auch die Entwicklung eigener KI-Lösungen, wenn sie technisch Neues schafft. Das Verfahren hat zwei Stufen: Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage bestätigt, dass ein begünstigtes Vorhaben vorliegt, und das Finanzamt setzt die Zulage fest.
Der Antrag beim Finanzamt wird nach Ablauf des Wirtschaftsjahres gestellt, in dem die Aufwendungen entstanden sind. Die Bescheinigung kann vor, während oder nach dem Vorhaben beantragt werden. Für Aufwendungen aus 2026 läuft die Festsetzungsfrist nach der Darstellung der Fachpresse bis Ende 2030. Wer also 2026 eigene Modelle trainiert oder neue Verfahren entwickelt hat, kann die Zulage auch jetzt noch prüfen lassen.
Was zum Jahreswechsel zählt
Drei Punkte sind zum Jahreswechsel 2026 auf 2027 wichtig:
- BAFA-Beratungsförderung: Die Richtlinie gilt laut BAFA bis zum 31. Dezember 2026. Wer eine geförderte Beratung plant, stellt den Antrag noch in diesem Jahr. Eine Nachfolgeregelung war am 22. Oktober 2026 noch nicht veröffentlicht.
- ZIM: Für das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand gilt seit dem 7. Juli 2026 ein Antragsstopp. Die Wiederaufnahme ist für Anfang 2027 angestrebt und hängt vom Bundeshaushalt ab. Bis dahin lässt sich ein Forschungsvorhaben gut über die Forschungszulage prüfen.
- Mittelstand-Digital Zentren: Das bisherige Netz läuft Ende 2026 aus, ein neues mit Schwerpunkt KI soll 2027 starten. Die kostenfreien Angebote eignen sich gut für den Einstieg vor einem eigenen Projekt.
Weitere Stichtage bis Januar, etwa zur KI-Verordnung und zur E-Rechnung, ordnet unser Beitrag Fristen bis Jahresende 2026.
Unsere Einschätzung
Mit der richtigen Reihenfolge fügt sich Förderung ruhig in ein KI-Projekt ein. Der Aufwand liegt vor allem am Anfang: eine klare Vorhabenbeschreibung, die Wahl des Programms und der Antrag vor dem Auftrag. Diese Arbeit lohnt sich auch ohne Förderung, denn sie ist die beste Grundlage für jedes Angebot.
Unsere Empfehlung: Beschreiben Sie Ihr Vorhaben zuerst auf zwei Seiten, sprechen Sie dann mit der Förderberatung Ihrer IHK oder Förderbank, und vergeben Sie den Auftrag erst, wenn die Förderstelle den Start freigegeben hat. Für die Beschreibung und die Aufwandsschätzung unterstützen wir Sie gern.
Quellen
- Land Niedersachsen: Merkblatt zum vorzeitigen Vorhabenbeginn (Verwaltungsvorschriften Nr. 1.3 zu § 44 LHO)
- Verordnung (EU) Nr. 651/2014: Artikel 6, Anreizeffekt
- BAFA: Förderung von Unternehmensberatungen für KMU
- KfW: Merkblatt ERP-Förderkredit Digitalisierung (511), Stand 23. April 2026
- BIS Bremerhaven: Häufige Fragen zum Programm Digitaler Mittelstand, Stand Juni 2023
- WFB Bremen: De-minimis-Erklärung nach Verordnung (EU) 2023/2831, 2026
- PwC: Neue De-minimis-Verordnungen, höhere Schwellenwerte und Unternehmensverbund
- REB Steuerberatung: Forschungszulage beantragen, das zweistufige Verfahren, Juni 2026
- IHK Dresden: Antragsstopp beim ZIM
- Bundesministerium für Wirtschaft und Energie: Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital
Dieser Beitrag gibt den Stand der genannten Quellen vom 22. Oktober 2026 wieder. Maßgeblich sind die Richtlinie und der Bescheid des jeweiligen Programms; der Beitrag ersetzt keine Förder-, Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Wann darf ich bei einem geförderten KI-Projekt den Auftrag vergeben?
Erst nach dem Antrag, bei vielen Programmen erst nach dem Bescheid. Als Beginn des Vorhabens gilt grundsätzlich der Abschluss eines Liefer- oder Leistungsvertrags, also auch die Unterschrift unter ein Angebot. Welche Variante gilt, steht in der Richtlinie des Programms.
Darf ich vor dem Antrag Angebote einholen?
Ja. Angebote dienen der Kostenschätzung im Antrag und sind kein Beginn des Vorhabens. Erst die Beauftragung zählt als Start.
Was bedeutet De-minimis bei der Förderung?
Viele Zuschüsse sind De-minimis-Beihilfen. Nach der Verordnung (EU) 2023/2831 darf ein Unternehmen innerhalb von drei Jahren De-minimis-Beihilfen bis 300.000 Euro erhalten. Der Zeitraum ist rollierend, verbundene Unternehmen zählen zusammen. Im Antrag erklären Sie die Beihilfen der letzten drei Jahre.
Wann wird ein Zuschuss ausgezahlt?
Meist nach dem Erstattungsprinzip: Sie bezahlen die Rechnungen, reichen den Verwendungsnachweis mit Belegliste und Sachbericht ein, und nach der Prüfung fließt der Zuschuss. Die Vorfinanzierung sollten Sie deshalb einplanen.
Kann ich die Forschungszulage auch nachträglich beantragen?
Ja. Der Antrag beim Finanzamt wird nach Ablauf des Wirtschaftsjahres gestellt, die Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage kann vor, während oder nach dem Vorhaben beantragt werden. Voraussetzung ist, dass das Vorhaben Forschung oder Entwicklung im Sinne des Gesetzes ist.