KI im Personalwesen
Entlastung für HR, Entscheidungen bei Menschen

Am schnellsten wirkt KI bei der Mitarbeiterauskunft und in der Organisation des Bewerbungsprozesses. Beides entlastet HR spürbar und hat keinen Hochrisiko-Bezug. Das Muster dahinter heißt Human in the Loop.

Wo beginnen Personalabteilungen am häufigsten?

Bei der Mitarbeiterauskunft zu Urlaub, Reisekosten und Richtlinien und bei der Terminkoordination mit Bewerbern. Beides ist häufig, regelgebunden und gut messbar.

Lohnt sich KI auch für kleine Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung?

Ja, gerade dort, wo Personalarbeit neben anderen Aufgaben läuft. Stellenanzeigen, Antworten auf häufige Fragen und die Organisation von Gesprächen sparen Zeit, ohne Hochrisiko-Fragen aufzuwerfen.

Ein System kann nach Artikel 6 Absatz 3 ausnahmsweise nicht hochriskant sein, wenn es nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe erledigt. Systeme, die Profile von Personen erstellen, bleiben hochriskant. Die Pflichten nach Rolle und Frist zeigt der Baustein KI-Verordnung.

Ist ein Werkzeug zur Terminabstimmung hochriskant?

In der Regel nicht. Es organisiert, ohne Bewerber zu bewerten oder zu filtern. Sobald ein Werkzeug Bewerbungen sortiert, bewertet oder aussortiert, sieht die Einordnung anders aus.

Was gilt für Tests und Assessments mit KI?

Wenn das System Bewerber bewertet, ist es hochriskant. Dazu kommt das Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz, das auch Assessments erfasst, die aus Stimme oder Mimik Gefühle ableiten.

• Emotionserkennung. Gefühle oder Absichten aus Gesicht, Stimme oder Körpersprache ableiten, etwa in Videointerviews.
• Biometrische Kategorisierung. Rückschlüsse auf sensible Merkmale wie politische Meinung oder sexuelle Orientierung.
• Manipulation. Techniken, die Entscheidungen von Beschäftigten unterschwellig beeinflussen.
• Social Scoring. Bewertungen nach Sozialverhalten mit benachteiligenden Folgen.

Diese Verbote gelten für alle, die solche Systeme anbieten oder einsetzen, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Wer Werkzeuge einkauft, lässt sich vom Anbieter bestätigen, dass keine verbotene Funktion enthalten oder aktiviert ist.

Ist eine Stimmungsumfrage unter Beschäftigten Emotionserkennung?

Nein. Eine Umfrage, in der Beschäftigte selbst Angaben machen, ist keine biometrische Emotionserkennung. Das Verbot zielt auf Systeme, die Gefühle aus biometrischen Daten wie Gesicht oder Stimme ableiten.

Was gilt für Analysen von Texten, etwa in Mitarbeiterbefragungen?

Die Auswertung von Freitexten nach Themen ist keine biometrische Emotionserkennung. Sie berührt aber Datenschutz und Mitbestimmung und gehört deshalb in die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz.

Früh eingebunden, beschleunigt der Betriebsrat das Vorhaben. Bewährt hat sich, die Einführung von KI-Werkzeugen von späteren organisatorischen Änderungen zu trennen und für die Werkzeuge eine Rahmenvereinbarung mit Anlagen je System zu schließen.

Was gehört in eine Betriebsvereinbarung zu KI?

Zweck und Umfang je System, ausgeschlossene Verwendungen wie Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Zugriff auf Protokolle, Löschfristen, Schulung, Beteiligung bei Änderungen und ein Verfahren für neue Werkzeuge. Anlagen je System halten die Vereinbarung beweglich.

Gilt das auch für Werkzeuge, die alle nutzen, etwa Assistenten in der Office-Software?

Ja, wenn sie objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, etwa über Nutzungsprotokolle. Eine Rahmenvereinbarung mit klaren Regeln zu Protokollen und Auswertungen schafft hier Sicherheit.

• Stellenanzeigen. Entwürfe aus dem Anforderungsprofil, geprüft auf neutrale Sprache.
• Bewerberfragen. Ein Assistent beantwortet Fragen zu Ablauf und Stelle und gibt sich als KI zu erkennen.
• Termine. Koordination von Gesprächen mit Bewerbern und Fachbereich.
• Gesprächsvorbereitung. Eine Übersicht der Unterlagen, ohne Bewertung der Person.

Wie KI im Recruiting sauber eingesetzt wird, beschreibt unser Fachbeitrag zu KI im Recruiting.

Darf KI Bewerbungen vorsortieren?

Ja, als Hochrisiko-Anwendung mit den Pflichten ab Dezember 2027, mit Mitbestimmung und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgesetzes. Nach Artikel 22 DSGVO haben Bewerber zudem das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden. Eine Absage trifft deshalb ein Mensch.

Wie lassen sich Benachteiligungen vermeiden?

Mit sorgfältig gewählten Kriterien, Tests vor dem Start, einer regelmäßigen Auswertung der Ergebnisse nach Gruppen und einer menschlichen Entscheidung. Auffälligkeiten werden untersucht, bevor das System weiter genutzt wird.

• Gültige Unterlagen. Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Tarifinformationen mit Stand.
• Beleg. Jede Antwort nennt die Stelle.
• Rechte. Persönliche Daten nur nach Anmeldung und nur für die eigene Person.
• Übergabe. Bei Einzelfällen und sensiblen Themen an HR.

Wie eine solche Wissensdatenbank aufgebaut, gepflegt und mit Datenschutz und Betriebsrat abgestimmt wird, beschreibt der Baustein KI-Wissensdatenbank aufbauen.

Was passiert mit den Fragen, die Beschäftigte stellen?

Sie werden für Qualität und Verbesserung ausgewertet, ohne Rückschluss auf einzelne Personen, wie in der Betriebsvereinbarung festgelegt. So bleibt das Vertrauen erhalten, und die Auskunft wird besser.

Kann die Auskunft auch Lohnabrechnungen erklären?

Ja, allgemein mit Verweis auf die Bestandteile, persönlich nur nach sicherer Anmeldung und aus dem führenden System. Die Zahlen kommen aus der Abrechnung, der Assistent erklärt sie.

Vieles davon deckt sich mit Mitbestimmung und Datenschutz. Wer diese Themen gemeinsam plant, erledigt sie einmal statt dreimal. Aufsicht für KI im Personalwesen ist die Bundesnetzagentur.

Was können wir vom Anbieter verlangen?

Eine Gebrauchsanweisung mit Zweck, Grenzen, Genauigkeit und Hinweisen zur Aufsicht, die Konformitätserklärung und die Registrierung. Halten Sie das im Vertrag fest; worauf beim Einkauf zu achten ist, zeigt der Baustein Einkaufen und abnehmen.

Werden wir zum Anbieter, wenn wir ein Werkzeug anpassen?

Wenn Sie den Zweck eines allgemeinen Werkzeugs so ändern, dass es Bewerber bewertet, oder ein Hochrisiko-System wesentlich verändern, können Sie zum Anbieter werden. Dann tragen Sie die Anbieterpflichten.

• Rechtsgrundlage. Für jede Verarbeitung, mit Zweckbindung.
• Information. In Datenschutzhinweisen für Bewerber und Beschäftigte.
• Menschliche Entscheidung. Nach Artikel 22 DSGVO bei Entscheidungen mit erheblicher Wirkung.
• Gleichbehandlung. Kriterien und Ergebnisse regelmäßig auf Benachteiligung prüfen.

Die Pflichten aus der DSGVO beim KI-Einsatz fasst unser Fachbeitrag zu DSGVO und KI zusammen. Für Bewerberdaten ist ein Betrieb auf eigener Infrastruktur oft der passende Weg, siehe Lokale KI.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

So lange, wie der Zweck es erfordert, nach einer Absage üblicherweise für einen begrenzten Zeitraum zur Abwehr von Ansprüchen. Das Löschkonzept umfasst auch Suchindex und Protokolle des KI-Systems.

Dürfen öffentliche Profile von Bewerbern ausgewertet werden?

Nur in engen Grenzen und mit Bezug zur Stelle. Eine automatische Auswertung sozialer Netzwerke wirft Fragen zu Datenschutz und Gleichbehandlung auf und gehört vorab geprüft.

Wie sich der Nutzen insgesamt belegen lässt, beschreibt unser Fachbeitrag zur Wirkungsmessung.

Wie wird Fairness gemessen, ohne sensible Daten zu sammeln?

Mit Verfahren, die auf freiwilligen oder bereits vorhandenen Angaben beruhen, und mit Stichproben durch Fachleute. Das Vorgehen wird mit Datenschutz und Betriebsrat abgestimmt.

Wie oft wird nachgemessen?

Laufend über Protokolle, dazu eine regelmäßige Auswertung der Ergebnisse und ein Durchlauf des Prüfsatzes nach jeder Änderung.

Wie ein Vorhaben insgesamt eingeführt wird, zeigt der Baustein KI im Unternehmen einführen; Schulung und Richtlinie beschreibt KI-Richtlinie und KI-Kompetenz.

Wer sollte im Projekt mitarbeiten?

HR, Betriebsrat, Datenschutz, IT und bei Hochrisiko-Anwendungen die Rechtsberatung. Von unserer Seite kommen Konzeption, Umsetzung und Messung.

Wie lange dauert ein erster Anwendungsfall?

Ein Umsetzungsabschnitt dauert bei uns in der Regel sechs bis zwölf Wochen. Die Abstimmung mit dem Betriebsrat plant man am besten parallel ab dem ersten Tag.